Vejledning til Digital Post i KMD-sag

Digital Post er en sikker form for kommunikation og skal derfor benyttes til alle former for kommunikation med borgere, virksomheder og myndigheder med personfølsomme/fortrolige oplysninger indeholdt.

Når der skal sendes en digital post skal dette gøres fra sagen. Hoveddokumentet skal være et Word-dokument eller en blanket og skal altid være godkendt.

• Trin 1 – Åbn sagen.
• Trin 2 – Marker Dokument.
• Trin 3 – Vælg "Send til Digital post".
• Trin 4 – Vælg/ret personnr. eller CVR. nr.
• Trin 5 – Skal der vedhæftes bilag vælg "Vedhæft sagens dokumenter" eller "Vedhæft andre
  dokumenter" og vælg de ønskede dokumenter.
• Trin 6 – Vælg "Send" og dokumentet og de vedhæftede bilag laves til pdf-filer. Dokument samt bilag sendes automatisk til modtagerens digitale postkasse (sikre postkasse), hvis sådan en haves alternativt sendes det automatisk til KMD og printes som A eller B-post (kan vælges). I historikken på dokumentoplysninger kan der ses hvordan det er afsendt.

Modtagelse af digital post i fælles postkasse og besvar

Når der sendes en digital post til en fælles postkasse i KMD sag, vil Postfordeleren efterfølgende videresende posten til den rette sagsbehandler. For at sagsbehandleren kan finde den digitale post, må der søges i den ubehandlede post.

• Trin 1 – Åbn "EDH".
• Trin 2 – Sæt flueben i "Vis fælles".
• Trin 3 – I Søgekriterium vælg "Ubehandlet post (fælles)".
• Trin 4 – Vælg "Søg".
• Trin 5 – Marker relevant dokument (digital post).
• Trin 6 – Vælg "Dok. oplysninger + vis dok" for at åbne dokumentet samt dokumentoplysninger.
• Trin 7 – Læs dokumentet og luk det efterfølgende.
• Trin 8 – I "Dokumentoplysninger" indsæt en overskrift, indsæt personnr. i "Dokument vedrørende" og vælg en dokumentkategori.
• Trin 9 – Vælg fanebladet "sager" og "opret tilknytning".
• Trin 10 - Udfyld søgekriterium, indsæt personnr. i "Dokument vedrørende" og vælg "Søg".
• Trin 11 - Marker den ønskede sag.
• Trin 12 - Vælg "Tilknyt fast". Du kommer herefter tilbage til dokumentoplysninger og kan se at dokumentet er tilknyttet sagen.
• Trin 13 – Vælg "Gem og Luk".
• Trin 14– Ved navngivning skal der tages stilling til "Accept for modtagelse". "Accept for modtagelse": Dokumentet er besvaret og der oprettes advis for dokumentet. Undlade "Accept for modtagelse": Dokumentet er ikke behandlet og er stadig på postlisten (udarbejdelse af erindring). Den digitale post er nu gemt på sagen.
• Trin 15 - Ved besvarelse af den digitale post, gøres det samme som ved afsendelse af ny digital post.

Modtagelse af digital post i Microsoft Outlook, gem og besvar i KMD sag

Hvis en digital post ikke er opfanget af KMD sag, men i stedet kommer ind i sagsbehandlerens indbakke i Microsoft Outlook gøres følgende:

• Trin 1 – Åbn Microsoft Outlook.
• Trin 2 – Marker mailen og vælg "Tilføjelsesprogrammer".
• Trin 3 – Vælg "Gem dokument KMD EDH".
• Trin 4 – I Opret dokument ændres overskriften, indsæt personnr. i "Dokument vedrørende" og vælg en dokumentkategori.
• Trin 5 – Vælg "Gem og Luk".
• Trin 6 – Hvis du når at behandle den digitale post, så fjern flueben i "Accept af modtagelse" eller opret en erindring på sagen.
• Trin 7 – I "Beskrivelse" feltet oplyses hvem afsender og modtager er.
• Trin 8 – Vælg fanebladet "Sager" og "Opret tilknytning".
• Trin 9 – Udfyld søgekriterium, indsæt personnr. i "Dokument vedrørende" og vælg "Søg".
• Trin 10 – Marker den ønskede sag.
• Trin 11 – Vælg "Tilknyt fast". Du kommer herefter tilbage til dokumentoplysninger og kan se at dokumentet er tilknyttet sagen.
• Trin 12 – Vælg "Åbn sag" og vælg fanebladet "Dokumenter" for at se, at den digitale post er tilknyttet til sagen. Husk at slette mailen i Microsoft Outlook. Det er også muligt at trække en mail ind i sagen – for vejledning se undervisningsmateriale for KMD sag.
• Trin 13 - Ved besvarelse af den digitale post, gøres det samme som ved afsendelse af ny digital post.