Vejledning til Digital Post fra Outlook
Digital post er en mail man sender fra Microsoft Outlook via Randers Kommunes sikre postkasser. Det kræver, at modtageren har en sikker postkasse.
Digital Post er en sikker form for kommunikation og kan derfor benyttes til alle former for kommunikation med borgere, virksomheder og myndigheder med personfølsomme/fortrolige oplysninger indeholdt.
Når Randers Kommune ønsker at sende en ny digital post gøres dette således:
- Trin 1 – I Microsoft Outlook vælges knappen "Ny digital post".
- Trin 2 – Indtast CPR/CVR nummer og tryk på "enter". Hvis du har indtastet et CVR nummer fremkommer en box, hvor du kan indtaste attention informationer (E-mail, P-nummer, Person navn, Organisatorisk enhed, Primær klasseid og Sekundær klasseid). Tryk efterfølgende på "OK". Der åbner en mail med CPR/CVR nummeret i ”Til” feltet betyder det, at modtager har en digital postkasse. Hvis modtageren ikke har en digital postkasse, fremkommer en meddelelse om, at "CPR/CVR nummer ikke er tilmeldt digital post…".
- Trin 3 – Skriv mail.
- Trin 4 - Første gang i den nye version skal du vælge "Skift afsender" og vælge den adresse, hvor du er placeret f.eks. sikker_jobcenter@randers.dk eller hvis ingen af de specifikke adresser passer på dig, så vælg sikkerpost@randers.dk (hovedpostkasse).
- Trin 5 - Hver gang du skal sende en digital post, så skal du vælge "Digital Post" og "Randers Kommune (2343/6881)".
- Trin 6- Vælg "Send sikkert".
- Trin 7 – Der modtages efterfølgende en kvittering. Bemærk at tekst i emnefeltet i den digitale post bliver ikke krypteret. Det vil sige, at der ikke må står fortrolige eller personfølsomme informationer i feltet som f.eks. cpr-nummer. Både digital post og kvittering skal journaliseres på den pågældende sag.