Principper for dokumentation og journalisering

Offentlige myndigheder har pligt til at sikre, at sager og dokumenter kan identificeres og genfindes. Der skal journaliseres af flere hensyn. Disse hensyn er vigtige at kende, da de i konkrete sager kan give svar på, hvad der skal journaliseres.

Bevis og dokumentation

Journalisering sikrer, at kommunen kan dokumentere en sagsproces; hvornår er dokumentet modtaget, hvornår er der svaret m.v. Dette er vigtigt ved vurdering af frister, klager og i forhold til afrapportering internt samt i forhold til tilsynsmyndigheder. Man ved oftest ikke på forhånd om en henvendelse kan medføre en klage. Der skal derfor sikres dokumentation allerede fra start. En sags forløb skal kunne dokumenteres.

Videndeling og læring

Korrekt sagsopbygning og journalisering af dokumenter sikrer, at organisationen kan genbruge viden og dermed sikre mere effektiv læring. Den enkelte sagsbehandler kan genbruge andres viden, og medarbejdere kan anvende andres sager på et senere tidspunkt.

Effektivitetshensyn

Journalisering medfører, at kommunen kan arbejde effektivt ved let og hurtigt at kunne fremfinde dokumenter. Det sikres også, at sagsbehandlingen er sagsbehandleruafhængig – en korrekt oplyst og dokumenteret sag, kan behandles af andre sagsbehandlere.

Offentlighedshensyn

Korrekt journalisering er nødvendig for, at der kan gives korrekt aktindsigt i en sags dokumenter. Det gælder afgørelsesager, men også andre sager såsom indgåelse af en kontrakt, indkøb, afholdelse af en studierejse m.v.

Historiske hensyn

Kommunen har pligt til at sikre bevaring af sager og dokumenter af historiske og arkivmæssige grunde.

I følge offentlighedslovens § 15 og god forvaltningsskik fremgår det at:

"Dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ
sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres, i det omfang dokumentet har
betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det samme gælder interne dokumenter, der
foreligger i endelig form".

Med administrativ virksomhed menes både materiale til brug for afgørelser og beslutninger, men også al anden relevant materiale der skabes, indgår eller indhentes, herunder principper og politikker, retningslinjer, referater af møder, aftaler og kontrakter, korrespondance af betydning for en sag, interne notater m.v.

Alt administrativt arbejde af betydning for en sag, eller af betydning for sagsbehandlingen i øvrigt skal journaliseres. Sagsbegrebet skal forstås bredt og dækker både opgaveløsning indenfor afgørelsessager og administrativ sagsbehandling.

"Dokumenter af betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt" skal journaliseres.

For at vurdere om et dokument har betydning for sagen er særligt principperne om dokumentation, effektivitet og vidensdeling vigtige. Vil dokumentet mangle i en aktindsigtssag? Vil det sikre kvalitet og effektivitet i opgaveløsningen hvis andre medarbejdere skal tage over eller løse en lignende sag? M.v. Udover de generelle hensyn skal den enkelte medarbejder overveje følgende to ting

1. Er en mail, et notat, et referat m.m. af betydning for en sag
2. Er dokumentet af betydning for sagsbehandlingen i øvrigt. Det betyder at man skal have kommunen med i overvejelserne. Man skal altså se sig selv i en større helhed – som en del af kommunen.

Alle indgående og udgående dokumenter, som er et led i administrativ opgaveløsning, skal journaliseres. Dette gælder både breve og mails.

I afgørelsessager giver det sig selv, at der er krav om grundig dokumentation af sagens forløb.

Ved andre sager f.eks. om indgåelse af kontrakter, udarbejdelse af et projekt f.eks. kulturelt projekt, planlægning af et venskabsbystudietur og for institutioner f.eks. skoletur, nye principper for institutionen m.v., kan spørgsmålet om, hvilke dokumenter, der skal journaliseres, give anledning til tvivl.

Tvivlsspørgsmål kan løses ved at se sagen i et forløb.

Sagens forløb skal dokumenteres. Det skal derfor vurderes konkret, om dokumentet har betydning for dokumentation af forløbet.

Følgende spørgsmål kan være en hjælpe i forhold til hvilke dokumenter, der som minimum skal journaliseres:

• Hvordan opstod sagen?
• Hvem bestemte sagens retning?
• Hvilke aftaler/kontrakter blev indgået med andre undervejs?
• Er der bidrag fra andre?
• Beslutninger undervejs
• Hvad blev det endelige resultat?

Eksempler:

• Besked om, at en person ønsker at blive ringet op
• Spørgsmål fra en kollega om, hvad status er i en sag
• Kursusindbydelser
• Mødeindkaldelser, bekræftelse af mødetidspunkter, flytning af møder
• Fakturaer (disse skal blot stemples med dato for modtagelsen)
• Orientering om at et papirbaseret dokument er indgået eller afsendt) Uformelle mails med kollegaer og ledere om en sags umiddelbare behandling.

Internt materiale i endelig form, der er udarbejdet i forbindelse med behandlingen, og som har betydning for sagen skal også journaliseres. Dette omfatter også dokumenter, som er oprettet for at opfylde notatpligten. Eksempler: mødenotat, telefonnotat, notat om vurderinger i en sag.

Notatpligt er pligt til at skrive oplysninger ned.

Der skal noteres, når oplysningerne er med til at tilføje sagen noget i forhold til det bevismæssige grundlag eller er med til at skabe klarhed over sagens faktiske forhold. Notering skal ske snarest muligt. Notatpligten gælder både afgørelsessager og administrativ sagsbehandling.

Eksempler:

• Oplysninger af betydning for sagen om dens faktiske grundlag
• Eksterne faglige vurderinger (tekniske oplysninger, advokatvurdering m.v.)
• Væsentlige ekspeditionsskridt, der ikke i øvrigt fremgår af sagen (kvittering, oplysninger om sagsbehandlingstidstid m.v.)
• Mundtlige tilkendegivelser, der fører til afslutningen af en sag
• Oplysninger om iagttagelser
• Mundtlige oplysninger fra andre om faktum i en sag
• Resultatet af målinger og sagkyndige erklæringer
• Oplysninger om økonomiske forhold (f.eks. størrelsen på skattepligtig indkomst)
• Oplysninger vedrørende et bestemt hændelsesforløb.

Hverken kommunens egen eller udenforståendes tilkendegivelse af holdninger, argumenter eller vurderinger i forhold til en sags er omfattet af notatpligten.

Eksempelvis vil interne faglige vurderinger, der fremsættes af en medarbejder under et internt møde, ikke være omfattet af notatpligten.

Notatpligten omfatter heller ikke oplysninger om en sags retlige omstændigheder.

Hvis oplysningerne fremgår af sagens øvrige dokumenter, gælder notatpligten heller ikke, f.eks. hvis der gives en mundtlig oplysning, der allerede findes i sagens skriftlige materiale.

Indkommen post bør journaliseres umiddelbart efter modtagelsen (samme dag eller dagen efter), og inden de indkomne dokumenter går til sagsekspedition.

Udgående post bør journaliseres umiddelbart efter afsendelsen (samme dag eller dagen efter).

Journalisering kan udskydes kortvarigt, hvis

• der er tale om en sag, der ikke direkte implicerer borgerne
• udskydelsen ikke medfører risiko for tilsidesættelse af gældende regler, herunder reglerne om aktindsigt
• det i øvrigt sikres, at man i perioden efter modtagelsen af dokumenter og indtil journalisering sker, har overblik over dokumenternes antal og placering samt har ubegrænset adgang til at råde over dokumenterne.

Interne notater og materiale skal journaliseres, når dokumentet har sin endelige form. Notater til opfyldelse af notatpligten skal journaliseres, når medarbejderen har modtaget de pågældende oplysninger, som giver anledning til notatet.

Titler skal være fyldestgørende, konkrete og sigende – af hensyn til fremsøgningen af sagen eller dokumentet samt videndelingen.

Det er vigtigt, at dokumentets titel klart beskriver, hvad dokumentet drejer sig om. Sagsbehandleren skal have øje for, at der gennem tid ophobes mange sager, og der derfor kan opstå sager med samme titel, hvis ikke der differentieres i titlen.

Sagens genstand skal også beskrives.

Eksempler på dårlige titler:

• Henvendelse fra borger om sagsbehandling
• Aktindsigt i rejser.

Eksempler på gode titler:

• Henvendelser fra Jens Jensen med klage over sagsbehandlingen i sygedagpengesag
• Aktindsigt fra Randers Amtsavis i byrådets studierejser i perioden 2015-2016.

Som udgangspunkt foretages journalisering i et egentligt elektronisk journalsystem. Hvis et sådan ikke findes, kan journalisering undtagelsesvis også foretages ved, at ind- og udgående dokumenter opbevares manuelt i f.eks. et (fortløbende) ringbind, hængemapper i kartoteksskabe m.v. (papirsager).

KL Emnesystematik (KLE) er en retskildebaseret kommunal taksonomi (journaliseringsnøgle), der bruges til at registrere de kommunale opgaver (emner) og forvaltningshandlingen ift. opgaven (handlingsfacetterne) på den enkelte sag.

KLE understøtter enkeltsagsprincippet, hvor der oprettes en sag pr. afgørelse, beslutning eller administrative proces. Dette sikrer, at indhold/dokumentation i forvaltningsarkivet er søgbar, frem for bundet til enkeltpersoners hukommelse.

KLE har betydning for kassation fra ESDH for ved hjælp af bevarings- og kassationskoder på KLE-emner og -facetter, kan man foretage kassation inden en arkivkørsel.

Al dokumentation (både i papirform og elektronisk) er omfattet Arkivlovens bestemmelser om bevaring og kassation. Når KLE benyttes korrekt i sagsbehandlingen betyder det korrekt journalisering, og allerede ved sagsdannelsen afgøres det dermed om de enkelte sager står til kassation eller bevaring efter Arkivloven. Korrekt journalisering sikrer korrekt arkivering efterfølgende og efter arkivering er der både nemmere og mere effektiv adgang til det arkiverede materiale. Al adgang til arkiveret materiale sker via Randers Stadsarkiv.