Medarbejderrejser - dokumentation og journalisering
Grundet en stigende interesse for udlandsrejser er det blevet besluttet, at alle udlandsrejser med deltagelse af kommunens medarbejdere skal journaliseres i SBSYS.
Hvorfor?
Der er en fortsat stigende interesse fra medier, borgere og politikere om aktindsigt i kommunens udgifter til medarbejderes udlandsrejser. For at lette arbejdsgangen ved besvarelsen af disse aktindsigtssager er det blevet besluttet, at vi fra 1. januar 2019 skal samle oplysningerne i SBSYS.
Hvilke rejser?
Alle udlandsrejser med deltagelse af medarbejdere.
En undtagelse hertil er medarbejderes rejser med elever på folkeskoler, ungdomsskoler, m.v. Disse er ikke omfattet, da de udføres som et led i medarbejderens arbejde med eleverne.
Hvad?
Følgende oplysninger skal lægges på forvaltningens sag i SBSYS:
- Oplysninger om rejsemålet
- Formålet med rejsen
- Oplysninger om deltagerne
- Regnskab for rejsen
- Udgiftsbilag/underbilag.
Hvordan?
- Hver forvaltning laver en årlig sag med titlen: "Udlandsrejser for medarbejdere 2023 - "Forvaltningens navn"".
- På forvaltningens sag laves delforløb for hver udlandsrejse - f.eks. "Socialudvalgets studietur til Berlin april 2023".
- Ovenstående oplysninger lægges på den årlige sag, under delforløbet, med et tydeligt identificerbar navn - f.eks. "Regnskab for socialudvalgets studietur til Berlin april 2023".
- Forvaltningernes årlige sager er tilknyttet projektsagen "Projekt: Udlandsrejser for medarbejdere i 2023", med sagsnummer 81.13.00-G01-1-23.