Sletning (den registreredes rettigheder)

Efter databeskyttelsesforordningens artikel 17, har den registrerede ret til at få personoplysninger om sig selv slettet af den dataansvarlige uden unødig forsinkelse. Dette gælder dog ikke, hvis behandlingen af personoplysninger er nødvendig for at udføre en opgave, som henhører under offentlig myndighedsudøvelse, som den dataansvarlige har fået pålagt.

Randers Kommune har som offentlig myndighed pligt til at journalisere dokumenter, der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling, i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen. Det samme gælder for interne dokumenter, der foreligger i endelig form.

Det vil på den baggrund ofte være sjældent, at den registrerede vil kunne få slettet sine oplysninger ved kommunen, da det ofte vil være en nødvendighed for kommunen at kunne dokumentere det grundlag, som en afgørelse eller anden beslutning blev truffet på.

Dokumentet er fejljournaliseret

Dokumentet kan slettes fra den sag, hvor det er fejljournaliseret. Det skal herefter journaliseres på den rette sag.

Urigtig eller vildledende oplysning

Uanset om kommunen af egen drift eller på vegne af en borgerhenvendelse er blevet gjort opmærksom på, at der foreligger en urigtig eller vildledende oplysning, skal kommunen agere på dette. Det vil sjældent være lovligt for kommunen at slette en oplysning, jf. reglerne om journalisering i offentlighedsloven. Kommunen skal i stedet sørge for at der sker en berigtigelse i så nær tilknytning til de urigtige eller vildledende oplysninger som muligt. (Se fremgangsmåde ved berigtigelse i vejledning herom).

Borgeren ønsker oplysninger slettet

Hvis borgeren ønsker en personoplysning slettet, uden at oplysningen er urigtig eller vildledende, skal kommunen vurdere borgerens anmodning. På den ene side skal kommunen se på hensynet bag borgerens ret til at få personoplysninger slettet, og på den anden side skal kommunen overholde de gældende regler om for eksempel journalisering og notatpligt.

Kommunen skal tage stilling til anmodningen. Det vil sjældent forekomme, at kommunen kan slette en oplysning, jf. reglerne om journalisering. Datatilsynet skriver i deres vejledning, at det bør overvejes om der kan ske arkivering, hvis oplysningen ikke længere er relevant for kommunen at behandle. I praksis arkiverer kommunen ikke sager enkeltvis.

Kvittering

Når en borger anmoder om at få slettet personoplysninger skal kommunen kvittere for henvendelsen, og oplyse borgeren om den forventede svartid.

Svarfrist

Kommunen skal svare på en anmodning om sletning uden unødig forsinkelse og senest en måned efter kommunen har modtaget anmodningen.

Hvis anmodningen er kompliceret, kan svarfristen forlænges med yderligere to måneder. Borgeren skal orienteres om denne forlængede sagsbehandlingstid inden for en måned efter anmodningen er modtaget.

Partshøring af den registrerede

Beslutninger som følge af anmodninger om berigtigelse anses for en afgørelse. Når der træffes afgørelse skal der ske partshøring. Inden afgørelse træffes skal du derfor parthøre den registrerede om din påtænkte afgørelse. Når du efte

Afgørelse

Den registrerede borger skal underrettes om kommunens afgørelse vedrørende anmodningen om at få personoplysninger slettet.

Såfremt der sker berigtigelse af urigtige eller vildledende oplysninger i stedet for sletning, skal borgeren have en begrundet afgørelse med en forklaring om, hvorfor oplysningen ikke kan slettes, men i stedet bliver berigtiget. Derudover skal borgeren have en klagevejledning.

Kan borgerens anmodning ikke imødekommes (ej heller ved berigtigelse) skal borgeren have en begrundet afgørelse med en forklaring om, hvorfor oplysningen ikke kan slettes samt en klagevejledning.

Såfremt borgerens anmodning om sletning af personoplysninger (undtagelsesvis) kan imødekommes, skal borgeren underrettes herom.

Klagevejledning

"Som registreret har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde,
Randers Kommune behandler dine personoplysninger på, jf. databeskyttelseslovens § 39, stk. 1. Du
finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk. Som registreret har du endvidere
mulighed for at indbringe spørgsmål om Randers Kommunes overholdelse af databeskyttelsesloven
for domstolene, jf. databeskyttelseslovens § 39, stk. 3."

Hvis borgerens anmodning imødekommes helt eller delvist (i form af berigtigelse i stedet for sletning), skal man – udover at slette/berigtige personoplysningerne i egne systemer – også underrette dem, som man har videregivet oplysningerne til.