Identifikationskrav/underskriftskrav

I afgørelsessager skal dokumenter, der udgår fra kommunen være forsynet med en personlig underskrift eller være udformet på anden måde, der sikrer en entydig identifikation af den, som er afsender af dokumentet, jf. forvaltningslovens § 32 b, stk. 1.

Udover den håndskrevne, personlige underskrift, kan der anvendes manuel faksimileunderskrift, digital signatur, autosignatur eller andre former for signatur, hvor der samtidig er organisatoriske og/eller systemtekniske foranstaltninger, der er egnet til at sikre, at misbrug og andre uretmæssigheder imødegås.

Ved digital udsendelse af breve (almindelig mail eller digital post) i afgørelsessager anvendes nedennævnte retningslinjer, hvis der ikke anvendes faksimileunderskrift, digital signatur eller personlig, håndskrevet underskrift.

Retningslinjer ved udsendelse af breve i afgørelsessager

• Sendes på kommunens brevpapir med kommunens byvåben
• Påføres sagsbehandlerens fulde navn, titel, organisatorisk tilhørsforhold og kontaktoplysninger
• Påføres et journalnummer
• Udarbejdes i et esdh-system med logning
• Låses i esdh-system inden det afsendes.

Ved manuel afsendelse af breve gælder samme krav. Her underskrives brevet dog med personlig, håndskrevet underskrift eller med faksimileunderskrift.

Ovenstående retningslinjer gælder såvel afgørelsen, som væsentlige sagsbehandlingsskridt, f.eks. en partshøringsskrivelse, beslutning om habilitet, kompetence og lignende.

Retningslinjerne gælder ikke for automatisk sagsbehandling (uden en fysisk person som sagsbehandler), kvitteringsbreve, rykkerbreve eller andre mindre væsentlige sagsbehandlingsskridt.

Ovennævnte retningslinjer bør følges i størst muligt omfang, da retningslinjerne er udtryk for god forvaltningsskik.