Standardisering af IT-udstyr

I foråret 2020 gennemførte Rambøll et servicetjek af Randers Kommunes IT-drift og -support. Servicetjekket har påpeget en række problemstillinger og forbedringsområder samt foreslået konkrete løsninger og forbedringstiltag, så risikoen for IT-nedbrud kan nedbringes.

Rambøll anbefaler, at kommunen har fokus på teknisk harmonisering, standardisering og reduktion af konfigurationsvarianter blandt vores IT-udstyr. Det foreslås, at der gennemføres et rullende program for udskiftning af IT-udstyr og standardsoftware med fastsatte geninvesteringshorisonter.

På den baggrund har IT & Digitalisering udarbejdet et forslag til standardisering af Randers Kommunes IT-udstyr, som direktionen godkendte den 3. december 2020.

Her på siden kan du læse mere om retningslinjerne for standardiseringen, hvordan det bliver finansieret, mere om formålet med standardiseringen, et årshjul med tidspunkter for eventuel udskiftning af devices samt en positivliste med de devices, der er til rådighed.

IT-udstyret, der skal standardiseres, er afgrænset til pc, tablet, smartphone, infoskærme og printere, som tilkobles det administrative IT-netværk i kommunen.

Forslaget trådte i kraft den 1. januar 2021 og evalueres primo 2023.

Alle spørgsmål og kontakt til IT & Digitalisering skal foregå gennem TopDesk.

Standardiseringen af it-udstyr i Randers Kommune bygger på følgende principper og retningslinjer:

1. Standardmodel for henholdsvis pc, tablet og smartphone fastlægges og besluttes af IT & Digitalisering - typisk 1 gang årligt - afhængig af producenternes roadmap (beskrivelse af nye modeller, og hvornår de udkommer). De forskellige forvaltninger får mulighed for at komme med input ud fra forretningsmæssige behov via Sekretariatschefgruppen.
2. For pc'er vil der - udover en almindelig standardmodel - også være en specialmodel til datatunge opgaver.
3. Vedrørende mobiltelefoner vil der være en prisbillig model (almindelig mobiltelefon) og smartphones vil baseres på henholdsvis IOS og Android.
4. Valg af printere og andet udstyr baseres på opnåelse af stordriftsfordele. Kommunens behov for print søges dækket via multifunktionsmaskiner. Stand-alone laserprintere (brugeren har sin egen printer koblet til pc'en) anvendes udelukkende, hvor dette er påkrævet til opgaveløsningen eller det samlet set på den pågældende fysiske lokation er hensigtsmæssigt ud fra en afvejning af praktiske afstandskrav, driftsøkonomi mv.
5. Princip for årlig status/udskiftning (udover ad hoc skift ved defekt):
   • Levetiden på udstyr er 4-5 år.
   • Det tilstræbes, at der maksimalt må være 5 generationer af henholdsvis pc, tablet og smartphone i drift ad gangen. "Laveste"/dårligste model bliver udskiftet af supportmæssige hensyn og af hensyn til tidssvarende og opdateret funktionalitet og kapacitet.
6. Den afledte driftsudgift (TCO - Total Cost of Ownership) kan bevirke, at eksisterende nye/nyere modeller i drift kan blive udskiftet til en standardmodel, således at enkelte modeltyper udskiftes.
7. Randers Kommune tilslutter sig alle forpligtende SKI-aftaler vedrørende køb af pc, tablet og smartphones og tilbehør. Eventuelle undtagelser skal godkendes af sekretariatschefgruppen.
8. Indkøb af IT-udstyr skal så vidt muligt ske via kommunens e-handelssystem.
9. Alt IT-udstyr bliver fremover registreret i et system til enhedsstyring. Der kan foretages interne udskiftninger (medarbejdere der bytter enheder indbyrdes).

Hvis der sker en udvidelse i antallet af ansatte i en afdeling/institution, afholdes udgiften til anskaffelse af pc eller tablet altid af afdelingen/institutionen.

Vedrørende finansiering af løbende udskiftning af pc’er skelnes der mellem, om man er aflønnet på konto 6 eller en anden konto.

Det fælles it-budget finansierer løbende udskiftning af PC-arbejdspladser for ansatte, hvis man aflønnes på konto 6. I tilfælde af, at en ansat vælger en tablet i stedet for en PC, finansierer det centrale it-budget den løbende udskiftning. Det fælles it-budget finansierer anskaffelse og drift af pc og tablet til byrådet.

Hvis den ansatte konteres på en anden konto end konto 6, finansierer den enkelte afdeling/institution den løbende udskiftning af pc.

Anskaffelse og den løbende udskiftning af smartphones afholdes af den enkelte afdeling/institution.

Oversigt over finansieringen af IT-udstyr:

IT & Digitalisering har ansvaret for at sikre, at sortimentet opdateres i takt med den teknologiske udvikling på markedet. Hvad angår de forpligtende SKI-aftaler, vil SKI løbende opdatere sortimentet. IT & Digitalisering vil teste nye produkter blandt andet i forhold til anvendelse på kommunens netværk.

Undtagelser skal godkendes af IT & Digitalisering. Undtagelser begrundes primært i ønske om anskaffelser af en større volumen enheder.

I overensstemmelse med anbefalingerne fra Rambølls servicetjek tager IT & Digitalisering i 2021 initiativ til, at det eksisterende governance system (de fora, hvor man foretager høringer og træffer beslutninger i) udvides til også at omfatte et fora, hvor mere it-driftsmæssige spørgsmål, herunder valg af it-teknologier, kan drøftes. Det vil være naturligt, at dette fora inddrages og bruges til at rådgive IT & Digitalisering i ajourføring af positivlisten.

I RAKAT under PC, tablet og Smartphone, vil man altid kunne se det udstyr som IT og Digitalisering har godkendt til brug på vores netværk. I forhold til Infoskærme/AV-Udstyr kontakt IT og Digitalisering via Serviceportal ikonet på skrivebordet.

Formålet med at standardisere det IT-udstyr, som stilles til rådighed, er ud fra en helhedsbetragtning at sikre, at alle ledere, medarbejdere og politikere har brugbart og tidssvarende IT-udstyr. Samtidigt muliggør en standardiseret udstyrsportefølje en effektiv IT-drift og mindsker sårbarheden på det samlede it-driftsmiljø.

Standardiseringen sikrer også et tydeligt og tværgående forventningsafstemt serviceniveau i forhold til IT-udstyr i Randers Kommune. En standardiseret og effektiv drift giver mulighed for at fokusere ressourcerne på at sikre et så højt standardudstyrsniveau og et så højt serviceniveau i forhold til administration og support som muligt inden for de givne budgetrammer.

I den sammenhæng er det nødvendigt at se på de afledte driftsudgifter (TCO – Total Cost of Ownership) og lægge dem til grund for udvælgelsen af det IT-udstyr, som stilles til rådighed - herunder ikke mindst i forhold til antallet af modeller i drift i kommunen. De forskellige modeller kræver ofte specielt ekstraudstyr (strømforsyninger, docks og så videre), specielle driverpakker til printerne samt specialviden og -tilpasning i IT-organisationen. Øget standardisering har således også til formål at nedbringe udgifterne til IT og telefoni, at øge levetiden på it-udstyr og at begrænse tilkøb af specialmaskiner og smartphones.

Standardiseringen af IT-udstyret understøtter også FN's 17 verdensmål for en bæredygtig verden i forhold til mere bæredygtigt indkøb og nøjsomt forbrug – blandet andet ved at muliggøre store indkøb, der reducerer transportbehovet og forbruget af energi.

Den løbende udskiftning af pc, tablets og smartphones baseres på følgende årshjul: