Systemet driller

Hvis du har fået installeret Adobe Cloud (Acrobat el. Creative pakken) kan du opleve følgende fejlmeddelelse i SBSYS:

Dette kan evt. løses ved at åbne Adobe Acrobat Reader DC. Tryk herefter Hjælp, reparer installation og genstart din PC.

Der er en uhensigtsmæssighed ved udfærdigelse af en aktindsigt i SBSYS.

Som udgangspunkt vælger man alle dokumenter ved en aktindsigt. Hvis man afgrænser søgningen og trykker udvælg, bibeholdes alle dokumenter (er også markeret nede i vælg alle dokumenter). Man skal forholde sig til datofiltreringen i rullefeltet Oprettet / Hændelse for at afgrænsning virker.

Som brevskabelons administrator, kan du, når du opretter en skabelon med tabeller, opleve, at skabelonen forskubber sig og uanset, hvad du forsøger på, vil den ikke som du vil og du kan ikke få det til at lykkes.

Det er en kendt fejl i SBSYS og der er desværre ikke nogen løsning på problemet på nuværende tidspunkt andet end, at du må forsøge at lave en skabelon uden tabeller.

Grundet GDPR reglerne, opdateres sagsparter ikke, hvis der ikke er en aktiv sag i SBSYS.

Hvis en borger har en aktiv sag i SBSYS og borgeren flytter – så bliver borgerens adresse automatisk opdateret.

Efterfølgende afslutter sagsbehandler sagen og da sagen ikke længere er aktiv og borgeren ikke har flere aktive sager i kommunen, opdateres borgerens adresse-oplysninger heller ikke. Havde borgeren fortsat en aktiv sag et sted i kommunen, ville adresse-oplysningerne blive opdateret.

Oprettes der så en ny sag på borgeren, og borgeren ikke har nogle aktive sager i SBSYS i kommunen, vil borgerens oplysninger ikke være korrekte – sagsbehandler skal manuelt ind og opdatere parten ved oprettelse af sagen og tilknytningen af sagsparten.

Herefter bliver adresse-ændringer igen opdateret.

Ovenstående gælder for bosiddende i kommunen, tilflyttere og bosiddende i andre kommuner.

Hvis du får en besked med, at tilbagejournaliseringen er fejlet, kan det det godt være, at tilbagejournalisereringen er udført alligevel.

Du bør derfor tjekke efter, om tilbagejournaliseringen er udført.

Der kan være udfordringer med tabeller med mange data eller tabeller der indeholder tabeller.

Der er pt. ikke nogen løsning på udfordringen, men det du alternativt kan gøre, er at tage et billede af tabellen og sætte ind i dagsordenspunktet.

Fra tid til anden, ender en digital post i vores 'alarm', fordi brugeren forsøger at sende en digital post, hvor der er vedhæftet en msg fil (e-mail).

Det er IKKE muligt at sende digital post, med en vedhæftet e-mail - msg filer, er ikke godkendt som filtyper på Digital Platformen.

Ender digital post med en vedhæftet msg fil i vores 'alarm', sendes der en erindring til afsenderen om afvisningen, og alt efter hvor kritisk det afsendte er, vil SBSYS Teamet også tage kontakt til afsender.

Det er derfor meget vigtigt, at din opsætning om at modtage e-mails, når der sendes erindringer til dig, er slået til - du finder vejledningen på SBSYS Hjælpeportalen (F1).

I E-post Exchange, kan man ikke altid se alle sine mails, som man kan i Outlook.

På nuværende tidspunkt, findes der desværre ikke en løsning på problemet.

Fra tid til anden fejler systemet, når du sender digital post - uanset, om det er til en borger eller et firma.

Fremadrettet vil du modtage en erindring, hvis digital post som du har sendt, ikke kan leveres til modtager.

Det er derfor MEGET VIGTIGT, at du reagerer på den erindring - for modtageren har IKKE modtaget det som du har forsøgt at sende og du skal derfor sende posten igen.

Det kan forekomme, at SBSYS "fryser", når man arbejder i excel ark.

Umiddelbart er der desværre ikke nogen løsning på udfordringen.

Vi er opmærksomme på problemet og arbejder løbende på at finde en løsning.

En superbruger har erfaret, at man (måske) kan gøre SBSYS en lille smule hurtigere, ved ikke at få forhåndsvist dokumentet/kladden/erindring i previewet.

Er du en af dem, som måske godt kan undvære at få vist dokumentet, kladden eller erindring i previewet i SBSYS, så kan dette lille fif, måske hjælpe dig.

Du vælger 'Funktioner' og 'Brugerindstillinger'

Dernæst fjerner du 'fluebenet' i 'Vis preview på erindring, dokument og kladdeliste og klikker 'OK'.

Et dokument er journaliseret ind på den forkerte borgers sag – dokumentet må ikke slettes, da oplysningerne kommer til at ligge i skraldespanden på sagen. Dokumentet skal flyttes til den rette sag.

Indeholder dokumentet personoplysninger og ikke skulle have været journaliseret i SBSYS, må det kun slettes med leders godkendelse – sag oprettes via IT-support

Du flytter et dokument på følgende måde:

1. Højreklik på det dokument, som du ønsker at flytte.
2. Vælg 'Flyt'.

3. En dialogboks åbnes, hvor du kan vælge, om dokumentet skal flyttes til en åben sag, Favoritter, Seneste eller en ny sag - sagen kan også søges frem via luppen - når du har fundet din sag, hvor dokumentet skal flyttes til, klikker du på sagen.

4. Når du har valgt din sag, som dokumentet skal flyttes til, vises sagen i 'Modtager sag'.
5. Du klikker 'Udfør' og dokumentet flyttes nu til den sag, du har valgt.

Du kan flytte en kladde på samme måde, som du flytter dokumenter.

For at undgå at miste indhold i dine kladder, skal du være opmærksom på følgende:

1. Tag ikke din pc ud af docken, mens en kladde er åben for redigering (rød)
2. Tjek at symbolet ved kladden er grøn inden du åbner kladden og rød, når kladden er åben for redigering
3. Tjek når du lukker for en kladde, at den er "lagt ind" i SBSYS (blevet grøn)
4. Gem din kladde med jævne mellemrum, når du skriver i den - dvs. luk kladden i Word, så den gemmes i SBSYS (GEM-knappen er IKKE nok)
5. Luk kladden når du går til møde, tager pc ud af dock eller hvis du har skrevet et rigtigt langt notat (simpelthen for at gemme notatet)
6. Ved oprettelse af en ny kladde (version 0) - gem den straks ved at lukke Word, så kladden bliver til version 1 og dermed gemmes i SBSYS.

Åben kladden for at skrive i kladden igen.

OBS! Når du arbejder hjemmefra, skal du have ekstra tålmodighed, når du arbejder i kladder og samtidig være særligt opmærksom på, om dine rettelser i din kladde 'tjekkes med ind'. Vi har udfordringer med, at kladden faktisk tjekkes ind, men at den kan finde på, ikke at tage den seneste redigering med - SÅ HUSK LIGE AT TJEKKE EN EKSTRA GANG.

Fra tid til anden, kan du støde på en krypteret mail.

Med denne vejledning har vi forsøgt at beskrive, hvordan du kan se, at der er tale om en krypteret mail, hvad det kan give af udfordringer i forbindelse med journalisering, hvordan du skal forholde dig og hvordan du undgår krypterede mails.

Det kan forekomme, at der kommer en fejlmeddelelse med, at du ikke kan journalisere fra Outlook til SBSYS.

Du kan først tjekke, om du har dine SBSYS journaliseringsikoner.

Er ikonerne der ikke, er integrationen ikke 'aktiv' og du skal derfor aktivere integrationen igen.

Hvis det ikke hjælper, kan du i stedet bruge E-post Exchange i SBSYS.

I øvrigt kan vi henvise til SBSYS Universet, hvor der er en vejledning til, hvordan du skal forholde dig, når du arbejder hjemme.

Fra tid til anden sker det, at man ikke kan journalisere fra Outlook til SBSYS og følgende fejlmeddelelse vises:

Det er dog stadig muligt at journalisere mails, hvis du i stedet anvender E-Post (exchange), som du finder under 'Funktionsfanen' i SBSYS.

Når du har klikket på E-post, åbnes en 'kopi' af din Outlook postkasse og her kan du behandle mails (næsten) på samme måde som i Outlook.

Viser dine mails sig ikke, skal du lige første gang registrere dig på 'Ny registrering', hvorefter din postkasse vil vises.

Hvis du påbegynder et journalnotat, både med og uden sagspart, og "krydser" notatet ned, hvilket betyder, at du lukker sagen ned (ikke på "lukke-krydset" - men krydset lige under) - så stemples der alligevel i notatet med autogemt notat.

I stedet for at "krydse" notatet ned, altså lukke sagen, skal du anvende fortryd i funktions-linjen.

Det er vigtigt at sige, at det ikke er en Nemsags fejl - det er AD'ons i Officepakken som nogle gange hopper af - og ved nogle brugere mere end ved andre.

Det vises ofte ved, at den kladde, som man forsøger at åbne i Nemsag er blank.

For at tilføje AD'ons kan du følge denne vejledning.

Hvis man vil slette en kladde, men får denne fejlmeddelelse:

Så er det fordi, at enten kladdenavnet eller det eventuelle delforløbs navn, som kladden er tilknyttet, er for langt.

Hvis kladdenavnet og/eller delforløbs navnet forkortes, kan man efterfølgende slette kladden.

Vi er blevet opmærksomme på, at navngivningen på nogle kladder fra fil, kan være forskellig, om man ser kladden fra Nemsag eller fra SBSYS - det er altså IKKE i alle sager og på alle kladder, at fejlen forekommer.

Herunder vises kladde fra SBSYS:

Samme kladde vises fra Nemsag.

Det er en fejl, som er meldt ind til vores leverandør - de kan dog ikke sige noget om tidshorisonten for, hvornår det er løst.

Vi har erfaret, at primært ved store komplicerede sager, kan SBSYS opleves langsommere, hvis man har 'udvidet visning' slået til - vi anbefaler derfor, at du slår den fra, hvis du arbejder i omtalte sager.

Man finder 'Udvidet visning', ved at stå på dokumenter i træstrukturen til venstre på sagen. Man skal efterfølgende op i 'Liste', hvor 'Udvidet visning', kan slås til og fra.

Fra tid til anden kan man have oplevet, at en mail som man sender afsted via SBSYS, bliver 'fanget' af cpr. scanneren, fordi et cpr.nr eller noget der ligner, fremgår i mailen.

Det får den betydning, at datoen som man har forsøgt at sende mailen afsted ikke stemmer overens med den reelle dato - og det kan jo være ganske relevant i særlige sager.

For nu er løsningen, at man skriver en bemærkning i beskrivelsesfeltet, hvornår mailen reelt er sendt afsted - der arbejdes på en bedre løsning på sigt.

Der er plads til, at 1500 medarbejdere kan arbejde hjemmefra på en VPN forbindelse. Hvis alle er i brug, får du besked om, at det ikke er muligt at komme på systemet og må derfor prøve igen lidt senere.

Med hensyn til SBSYS gælder der lidt særlige forhold.

SBSYS er stort system og kan derfor opleves langsommere, når man sidder hjemme. Der er nogle ting, du selv kan gøre, for at mindske færre mulige udfordringer.

1. Lad pc’en færdiggøre sin opstart og tjek at der bliver oprettet forbindelse til u-drevet under opstart - se figuren nedenfor
2. Hvis SBSYS fejler, kan det skyldes, at din internetforbindelse ikke er kraftig nok. Hvis du har mulighed for det, er det bedst at være ’kablet’ i stedet for at arbejde trådløst
3. At pc'en skal 'kables' betyder, at man sætter et kabel i sin pc og i sin router/modem - på den måde, kan forbindelsen muligvis blive lidt stærkere.
4. Er der flere i din husstand på samme netværk, er det med til at gøre dit netværk langsommere
5. Undersøg eventuelt, om din egen internetudbyder, kan have gang i reparationer eller andet på dit netværk eller i dit område
6. Hav kun de programmer åbne, der er nødvendige at have åben. Jo flere programmer du har åben, jo mere trafik er der på internetforbindelsen, der skal ’kæmpe’ om pladsen
7. Acceptere at det tager lidt længere tid, og undlad at trykke gentagende gange på samme 'knap'
8. Hvis SBSYS gentagende gange fejler, må du nøjes med at anvende SBSYS som arkiveringssystem, hvor du skriver og opbevarer dine dokumenter på drev og efterfølgende journaliseres i SBSYS.

MEN brug et netværksdrev – IKKE skrivebordet/pc drev, for så kan dokumenter IKKE genskabes ved et nedbrud.

Du har måske oplevet, at visningen i previewet, ikke stemmer helt overens med det, som vises i filen.

Det er en kendt fejl, at previewet ikke er retvisende og for nuværende, er det ikke noget der bliver rettet.

Anbefalingen er, at previewet er til at orientere sig i dokumentindholdet, men at dokumentet skal åbnes, for at se det korrekte indhold - særligt i forhold til grafisk indhold.

Fra tid til anden opleves det, at previewet ikke vises i SBSYS og nogle af grundene hertil kan være:

• Hvis du eksempelvis har Office 365
• Hvis du har en professionel udgave af Adobe
• Hvis du bruger Acrobat Reader.

Alle ovenstående punkter, kan være med til at give udfordringer med previewet.

Fra tid til anden opleves det, at vedhæftede filer, ikke kan re-journaliseres.

Årsagen kan skyldes, at der er tale om et underdokument, som får en del af koden til at tro, at der er tale om en mail, hvilket det ikke er.

Der er to måder at foretage re-journalisering på:

Den ene måde, er via fanen 'Filer' over previewet, hvor du blot højreklikker på filen og vælger 're-journalisér'.

Den anden måde, er via fanen 'Struktur' over previewet, hvor du 'folder indholdet ud' og højreklikker på filen for at re-journalisere.

Vi er blevet opmærksomme på en rigtig "træls" uhensigtsmæssighed i SBSYS i forhold til sagsparter.

Hvis I søger på navne, adresser m.v. når I skal tilføje et firma som sagspart i SBSYS, kan SBSYS godt finde på, at trække oplysninger på udgåede CVR-numre, hvilket er RET UHENSIGTSMÆSSIGT.

Det kan i værste falde betyde sikkerhedsbrud, hvis man ikke opdager fejlen og kommer til at sende post afsted til en forkert modtager.

DERFOR – ANVEND ALTID CVR-NUMMERET – OG DET SAMME GÆLDER FOR CPR-NUMMERET.

Kan I ikke finde eller er ikke sikre på CVR-nummeret – så kig på cvr.dk og det samme for CPR-nummer – er I usikre, så tjek det efter en ekstra gang – evt. spørg Folkeregistret.

Vi vil på det kraftigste anbefale, at når der skal tilføjes en sagspart, værende person eller firma, at I søger på CVR- eller CPR-nummer og IKKE på navne og/eller adresser.

Vi er opmærksomme på problemet og arbejder på at få det løst – vi kan dog ikke sige noget om tidshorisonten.

Når man vil tilknytte et firma som sagspart, kan det opleves, at man kan søge firmaer frem, som er lukkede og/eller at ejer af firmaet er afgået ved døden.

Det er en kendt fejl, som forventes at være løst, når stamdatamodulet er opdateret.

Indtil da er opfordringen, at man fremsøger firmasagsparter via Nemsøg, som du finder på den enkelte sag i træstrukturen til venstre.

Det er kendt, at SBSYS kan 'fryse', når man vil lukke en Excel-kladde. Det er Excel, som ligesom ikke lukker rigtig ned, og derfor 'spærrer'. Udfordringen skulle kunne løses ved, at man åbner og lukker Excel udenfor SBSYS, så SBSYS 'låses op'.

SBSYS ikonet har tidligere været default på pc'ens skrivebord.

Fremover kan ikonet til både SBSYS drift og test, findes i genvejsmappen på pc'ens skrivebord eller i menuen 'Start'.

Når du vil sende en mail fra Outlook og i samme handling journalisere mailen, kan det forekomme, at SBSYS fejler. Du er derfor nødt til, først at sende din mail og dernæst journalisere den i SBSYS.

Du kan også anvende E-post Exchange i SBSYS.

Hvis du oplever, at der 'skæres af' ikonerne i SBSYS, at der er ikoner som du slet ikke kan se eller funktioner som du skal ikke kan bruge, er det med stor sandsynlighed på grund af, at din skærmindstilling er mere end 100%.

Når du arbejder i SBSYS, er det vigtigt, at skærmindstillingerne står til mindre-100% (Standard), da der ellers vil blive ’skåret af’ ikonerne eller nogle forsvinder helt.

Du finder skærmopsætningen, ved at højreklikke på dit skrivebord og vælge 'Skærmindstilling'.

HUSK! at lukke SBSYS inden du ændrer i skærmindstillingerne, for at ændringerne slår igennem.

SBSYS-teamet er opmærksom på, at der kan være udfordringer med at printe journalnotater fra den almindelige Udskriv-knap.

Vi har udarbejdet denne vejledning, hvor det vises, hvordan du kan printe journalnotater i stedet for.