Superbrugere og nøglepersoner

Som kontaktsuperbruger på SBSYS, er der udfærdiget en beskrivelse af en række funktioner, som du skal kunne varetage:

• Koordinere erfaringer fra forvaltningens øvrige superbrugere
• Have viden om enkeltsagsprincippet
• Kunne anvende KL's journalplan, herunder sammensætning af korrekt journal nr. og funktionsfacet
• Udbredt kendskab og erfaring i brugen af SBSYS
• Bidrage til effektive sagsgange og udvikling af SBSYS i samarbejde med den SBSYS systemansvarlige
• Oprette og vedligeholde sagsskabeloner
• Ansvarlig for egen forvaltnings retningslinjer, herunder ajourføring og udvikling, samt sikre at forvaltnings retningslinjer, stemmer overens med de overordnede retningslinjer
• Udføre sparring i udarbejdelse af afdelings retningslinjer
• Monitorering funktion overfor egen forvaltningsbrugere vedr.:
  • Uafsluttede sager
  • For gamle erindringer
  • Sager der ikke er overdraget til anden sagsbehandling ved ansættelsesstop
  • Sikre overholdelse af enkeltsagsprincippet
• Fungere som hotline for egen forvaltnings SBSYS brugere
• Kunne undervise/vejlede superbrugere og almindelige brugere i SBSYS
• Fungere som backup for forvaltningens superbrugere.

Som nøgleperson i SBSYS, er der udfærdiget en beskrivelse af en række funktioner, som du skal kunne varetage:

• Du skal have viden om enkeltsagsprincippet.
• Du skal kunne anvende og have viden om KL's journalplan, herunder kunne sammensætte korrekt journalnummer og funktionsfacet.
• Du skal have kendskab og erfaring i brugen af SBSYS.
• Du skal fungere som hotline for eget områdes SBSYS brugere.
• Du skal kunne vejlede SBSYS brugere i brugen af SBSYS.
• Du skal introducere nye medarbejdere i din afdelings anvendelse af SBSYS, inden de deltager i et grundlæggende LærSBSYS/Mini SBSYS-kursus.

Som superbruger i SBSYS, er der udfærdiget en beskrivelse af en række funktioner, som du skal kunne varetage:

• Du skal have viden om enkeltsagsprincippet.
• Du skal kunne anvende KL's journalplan, herunder sammensætning af korrekt. journalnummer og funktionsfacet.
• Du skal have udbredt kendskab og erfaring i brugen af SBSYS.
• Du skal kunne oprette og vedligeholde sagsskabeloner.
• Du er ansvarlig for egen afdeling/områdes retningslinjer, herunder ajourføring og udvikling samt sikre, at afdelingens/områdets retningslinjer, stemmer overens med de overordnede retningslinjer.
• Du skal fungere som hotline for SBSYS brugere i egen forvaltning.
• Du skal kunne vejlede SBSYS brugere i SBSYS.
• Du skal introducere nye medarbejdere i SBSYS inden de deltager i et grundlæggende LærSBSYS-kursus.
• Udvalgte superbrugere, skal kunne oprette og vedligeholde kladdeskabeloner - hvilke kan du se på SBSYS superbruger-listen.

Hvorfor er det godt at have en superbruger?

Herunder er der listet nogle fordele op, både for afdelingen, men også for superbrugeren selv.

For afdelingen

• Superbrugeren arbejder for at afdelingen overholder lovgivningen vedr. forvaltningsloven, offentlighedsloven, databeskyttelsesforordningen og arkivloven. Eksempel: Ved korrekt journalisering i SBSYS, er det både nemmere og hurtigere at udarbejde lovmedholdelige aktindsigter.
• Superbrugeren får forståelse for processer og kan dermed være med til at tilrettelægge arbejdsgange, som gør, at opgaverne effektiviseres og kvalificeres. Eksempel: Sagsskabeloner er med til at sikre, at enkeltsagsprincippet overholdes, sagerne får det korrekte journalnummer, der tilknyttes den rette sagspart og den korrekte sikkerhed.
• Superbrugeren kan med sin indsigt i SBSYS arbejde for, at viden bliver integreret i arbejdsgangene, i stedet for hos den enkelte medarbejder. Eksempelvis: Kan superbrugeren vise medarbejdere, at ved at man journaliserer i SBSYS i stedet for på drev/Outlook, bliver viden fælles i stedet for individuelt.

Udbytte ved at være superbruger

1. Sparring fra SBSYS Teamet i forhold til journaliseringspraksis, lovgivning, fif og tricks m.v.
2. Man indgår i et superbruger fællesskab, hvor man aktivt kan bidrage med viden og erfaring, samt sparre med andre superbrugere.
3. Man får den nyeste viden om SBSYS og de nye tiltag.
4. Man får løbende kendskab til arbejdspladsens arbejdsgange, samt deltager i arbejdet med at effektivisere sagsgange.
5. Man bistår og hjælper kollegerne, så anvendelsen af SBSYS bliver nemmere.
6. Man får medbestemmelse på, hvordan man journaliserer i SBSYS i egen afdeling.
7. Man tilegner sig pædagogiske og tekniske kompetencer.

Der er stor forståelse for, at man 'vokser' i superbrugerrollen og at man lærer at løfte opgaven efterhånden.

Det er vigtigt, at ens leder bakker op om superbrugerrollen, da man som superbruger bærer et stort ansvar.

På denne oversigt finder du, hvem som er SBSYS superbruger eller nøgleperson i de forskellige forvaltninger.

Som udgangspunkt er der udpeget en superbruger i de forvaltninger, som anvender SBSYS som et af deres hovedsystemer og en nøgleperson på de ansættelsessteder, som kun anvender SBSYS som sekundært system.

Superbrugerne og nøglepersonerne har forskellige funktioner og du kan se hvilke, i menuerne 'Funktionsbeskrivelse for superbrugere' og 'Funktionsbeskrivelse for nøglepersoner'.

Har du brug for hjælp, skal du altid starte med at kontakte din superbruger eller nøgleperson i din forvaltning.

Kan de ikke hjælpe dig, opretter du en sag til IT-support.