Autorisation af vikar
Her finder du autorisationsblanket, sikkerhedsbilag vedr. vikar samt skema til dokumentation af brug af vikar adgange.
Som hovedregel skal vikarer autoriseres personligt som enhver anden medarbejder i Randers Kommune, hvis de skal have adgang til Randers kommunes netværk og systemer.
I særlige tilfælde, hvor der i afdelingen/området er stor udskiftning af vikarerne eller der indkaldes vikarer uden for IT-supports åbningstid, kan der undtagelsesvis oprettes særlige "vikarbrugere", som efter en nærmere bestemt procedure kan genbruges fra den ene vikar til den anden jfr. efterfølgende.
"Vikarbruger"
Brugeren navngives på en måde, så det er tydeligt, at der er tale om en "vikar" i den givne los-enhed.
It-sikkerhedsadministrator i IT-afdelingens support navngiver og opretter brugeren efter anmodning fra lederen i pågældende los-enhed, som via det elektroniske autorisationssystem specificerer, hvad brugeren skal autoriseres til. Hvis brugeren ønskes tildelt e-mail konto, skal lederen være særlig opmærksom på, at den pågældende bruger ikke må få adgang til fortrolige informationer, som denne ikke skal bruge for at kunne varetage sit arbejde.
Lederen opbevarer de tildelte brugernavne og tilhørende passwords i lukkede kuverter i aflåst skab.
Lederen er endvidere ansvarlig for, at password skiftes for det pågældende brugernavn når det pågældende vikariat ophører. Det kan ske ved telefonisk henvendelse til IT-support. Password skal skiftes i alle systemer, som er omfattet af autorisationen.
Lederen har ansvaret for, at de pågældende vikarer er bekendt med Randers kommunes it-sikkerhedsregler.
Lederen er endvidere ansvarlig for, at der føres en "logbog", som tydeligt viser, hvem der i en given periode har gjort brug af det pågældende brugernavn, således at det til enhver tid er muligt at identificere vikaren ud fra de logge, som de forskellige systemer danner.
Logbogen skal indeholde information om vikarens navn og cpr.nr., det tildelte brugernavn og tidrummet for vikarens virke/brug af det pågældende brugernavn.
Logbogen skal opbevares på en sikker måde.
IT-sikkerhedslederen fører kontrol med, at foranstående regler overholdes.
Centerleder/distriktsleder bestiller adgange hos IT-support via det elektroniske autorisationssystem
- Vær opmærksom på at bestille adgange til både sygepleje-, assistent- og hjælpergruppen.
- Centerleder/distriktsleder opbevarer de tildelte brugernavne og passwords i lukkede kuverter i aflåst skab.
- Kuverterne mærkes om de indeholder sygepleje-, assistent- eller hjælperadgang.
- Centerleder/distriktsleder sikre at koderne altid er opdaterede og klar til brug, så vikaren ikke selv skal skifte koden.
- Sikkerhedsregler, ark til registrering af vikaradgange (logbog) m.m. findes på Broen/IT/Lederværktøjskasse
Når vikariatet påbegyndes
- Når vikaren møder, udleveres en kuvert.
- Kuverten indeholder et ark med oplysning om brugernavn og midlertidig password samt dato og start- og slutklokkeslæt for brug af adgangen. Vikaren skriver under på at vedkommende har modtaget adgangen.
- Kuverten indeholder desuden en orientering om Randers Kommunes it-sikkerhedsregler.
- Centerleder/distriktsleder er ansvarlig for at der føres ”logbog” med hvem der i en given periode gør brug af brugernavnet.
- Vikaren ændre adgangskode første gang der logges på.
Når vikariatet ophører
- Vikaren afleverer kuverten igen.
- Centerleder/distriktsleder beder IT-support om at få O-stillet password.
- Brugernavn og midlertidige passwords opbevares i lukket kuvert til det igen udleveres til en vikar. Det midlertidige password er aktiv i 30 dage. Det anbefales at skrive dato for hvornår koden er nulstillet på kuverten.