Kontrolforanstaltninger

Randers Kommune opbevarer en log tilbage i tiden, således det er muligt at foretage kontrol af brugen af disse systemer. Det betyder, at Randers Kommune registrerer oplysninger om, hvordan og til hvad du anvender PC i forbindelse med dit arbejde. Internetlog og e-mails opbevares 90 dage. ESDH log 6 måneder. Digital post 30 dage.

Loggen tilgås kun ved driftsmæssige årsager, ved en begrundet mistanke om brud på interne regler, ved mistanke om misligholdelse af ansættelsesretlig forpligtigelse, ved begrundet mistanke om brud på reglerne, ved mistanke om en kriminel handling eller i forbindelse med højprofilerede sager/personer samt stikprøvekontrol. Kontrollen kan gennemføres manuelt, automatiseret eller evt. ved brug af kunstig intelligens.

Randers Kommune har på udvalgte matrikler videoovervågning. Optagelserne bruges til kriminalpræventive og tryghedsskabende formål samt overvågning af tekniske installationer. På matrikler med videoovervågning er der opsat skiltning om dette.

I forbindelse med videoovervågningen vil der være gemt video af din færden på området. Overvågningen opbevares i max 30 dage medmindre længere tid er nødvendigt i forhold til behandling af en konkret tvist eller politiets behandling af en sag.

Randers Kommune har GPS i udvalgte køretøjer. Hvis du i dit arbejde anvender Randers Kommunes køretøjer, hvori der er installeret GPS, vil Randers Kommune i nogle tilfælde kunne registrere oplysninger om, hvor bilen har kørt. Driftsafdelingen har GPS i køretøjer i forbindelse med vintertjeneste.

Formålet er at kunne dokumentere vintervedligeholdelsespligten eksempelvis ved borgerhenvendelser samt som dokumentation i forsikringssager. GPS i køretøjer med vintertjeneste opbevares 3 år tilbage. Efter endt årlig vintertjeneste anvendes GPS oplysninger udelukkende til anonym statistik. I øvrige køretøjer, hvor der er indsat GPS, er formålet udelukkende at tjene praktiske formål omkring vejvisning og knyttes ikke sammen med brugeren af køretøjet.

I forbindelse med brug af nøglekort og brikker på Randers Kommunes matrikler, registrerer Randers Kommune oplysninger om, hvor og hvornår du har anvendt nøglekortet og brikken. Registreringer opbevares 1 år tilbage.

Formålet er at håndtere fysisk adgangskontrol samt ved konkret mistanke om et potentielt strafbart forhold at kunne kontrollere passage på specifikke døre.

Hvis lokalitetstjenesten er slået til på enheden, registreres oplysninger om din færden. Der registreres teknisk information om din enhed samt hvilke apps du har installeret herunder navn og versioner, men ikke indhold. Information om installerede apps bruges til at se, om de tilgængelige apps er sikkerhedsmæssigt opdateret samt om der er installeret apps, som ikke er tilladt.

Telefon og tablets, der efter aftale også må anvendes privat, er Randers Kommunes ejendom og kommunen er ansvarlig for sikker opbevaring af data. IT og digitalisering etablerer sikkerhedsindstillinger, som ikke må slås fra. Det foregår gennem et Mobile Device Management system, som giver information om model, operativsystem, roaming status, sikkerhedsmæssig opdatering samt sidste kendte lokation, hvis enheden bortkommer eller bliver stjålet og man kan således låse/slette indhold på enheden på afstand.

For at understøtte kommunens medarbejdere med korrekt håndtering af følsomme/fortrolige personoplysninger scanner Randers Kommune fra september 2023 drev og mailkonto for cpr. nr. samt følsomme og fortrolige personoplysninger. Herefter skal du selv sørge for at håndtere de problematiske mails eller dokumenter i henhold til kommunens retningslinjer. Informationerne opbevares af IT og digitalisering i 30 dage og hos brugeren indtil denne sletter de følsomme/fortrolige informationer.

Randers Kommune kan tilgå din e-mailkonto, hvis der er en saglig årsag eks. uplanlagt fravær, hvor det vurderes, at der er mails, der skal handles på. Du må i begrænset omfang anvende e-mailkonto privat. Det skal i så fald fremgå af emnefeltet, at den er privat og private mails skal samles i en mappe kaldet "privat". Ophører din ansættelse, opbevares din e-mailkonto 14 dage efter registrering af din fratrædelse.

Logning af ind/udgående mail sker som en teknisk sikkerhedsforanstaltning med henblik på at identificere og blokere virus, malware og andre it-sikkerhedsmæssige trusler samt fejlfinding.