Vejledning til ekstraordinære vedligeholdelsesaktiviteter

Vejledning for ekstraordinære vedligeholdelsesaktiviteter indeholder retningslinjer for, hvem der igangsætter og betaler vedligeholdelsesaktiviteter, som ikke er omfattet af budgetterne til bygningsvedligehold. Desuden indeholder vejledningen retningslinjer for samarbejdet mellem aftaleenhederne og Ejendomsservice omkring opgaven.

Vejledningen indeholder følgende emner:

• Hvad er ekstraordinære aktiviteter?
• Hvem beslutter, at der kan igangsættes ekstraordinære aktiviteter?
• Hvem bestiller håndværkerne?
• Samarbejdet
• Finansiering og afregning
• Kontakt.

Aftaleenhedernes ekstraordinære vedligeholdelsesaktiviteter - og samarbejdet med Ejendomsservice, Randers Kommune.

I forbindelse med etableringen af Ejendomsservice er der overført budget fra aftaleenhederne til Ejendomsservice, som skal dække bygningsvedligehold hos aftaleenhederne. Ejendomsservice har imidlertid ikke budget til eksempelvis nyanlæggelser af legepladser, ombygninger og ekstraordinære vedligeholdelsesudgifter. Dette betyder, at aftaleenhederne i Randers Kommune, helt eller delvist, selv skal finansiere ekstraordinære ombygnings- og vedligeholdelsesaktiviteter, hvilket kan være en konkret udfordring for aftaleenhederne, idet der i deres budgetter heller ikke er afsat særskilte midler til denne type aktiviteter.1. Som følge heraf kan der opstå tvivl om, hvorledes netop ekstraordinære vedligeholdelsesaktiviteter håndteres og finansieres. Nærværende vejledning har i den forbindelse til formål at beskrive parternes roller og ansvarsfordeling i forbindelse med aftaleenhedernes ekstraordinære aktiviteter. I praksis vil der helt sikkert opstå tvivlsspørgsmål om ansvarsfordelingen i forskellige konkrete situationer, og her anbefales det, at der så tidligt som muligt indledes en dialog mellem den pågældende aftaleenhed og Ejendomsservice med henblik på at finde en løsning i fællesskab. Sagt med andre ord, vil denne vejledning, ikke kunne imødekomme alle de situationer, hvor der kan opstå tvivl om ansvars- og rollefordelingen. Derfor opfordres der som sagt til en løbende dialog og desuden vil vejledningen blive revideret efterhånden, som der kommer flere erfaringer til. Udgangspunktet for vejledningen er, at Ejendomsservice og aftaleenhederne ser hinanden som samarbejdspartnere. Man skal bruge hinanden som sparringspartnere med udgangspunkt i den fælles interesse, vi har i forhold til at bevare vores bygninger i den bedst mulige stand med de ressourcer, der nu engang er afsat til formålet.

Det er centralt, at der hersker en fælles forståelse af, hvornår der er tale om ekstraordinære aktiviteter, da denne type aktiviteter ofte selv skal finansieres af aftaleenhederne.

Ekstraordinære aktiviteter kan defineres ved ét eller begge af nedenstående punkter:

• Nyetablering (indvendigt og udvendigt), hvor der ikke er givet en anlægsbevilling, eller hvor der ikke er afsat særskilte midler til projektet, men hvor Ejendomsservice og/ eller aftaleenheden vurderer, at det er nødvendigt at igangsætte en ikke-planlagt vedligeholdelsesaktivitet.
• Når aftaleenheden selv oplever behovet og derfor selv beslutter, at der skal foretages en ombygning, renovering eller vedligeholdelse, eller ønsker senere planlagte opgaver opprioriteret.

Hvis der opstår uenighed om, hvorvidt noget er ekstraordinært, afgøres det i ledelseslinjen.

Førstnævnte punkt kan fx være situationer, hvor det er udefrakommende ønsker og krav, som medfører ekstraordinære vedligeholdelsesudgifter. Det kan fx gøre sig gældende i forbindelse med arbejdsmiljøkrav og -påbud, byrådsbeslutninger samt skærpede krav i lovgivningen. I disse situationer skal der foregå en dialog mellem Ejendomsservice og aftaleenheden, hvor det besluttes, hvordan den konkrete sag skal håndteres. I nogle tilfælde (i de større sager) kan der blive tale om at løfte sagen til behandling på forvaltningsniveau.

Ofte vil ansvarsfordelingen dog kunne afklares via budgetansvaret – fx vil opførelsen af et nyt cykelskur (som følge af aftaleenhedens eget ønske og behov) skulle finansieres af aftaleenheden, mens driftsudgifterne, i forbindelse med vedligeholdelsen af cykelskuret, skal finansieres af Ejendomsservice. I tilfælde af, at en ekstraordinær vedligeholdelsesopgave medfører løbende driftsudgifter i større omfang, skal driftsbudgettet tænkes ind i sagen på samme vilkår som tidligere. På samme måde kan besparelsen ved en eventuel reduktion i driftsudgifterne som følge af den ekstraordinære vedligeholdelsesopgave eventuelt indgå i finansieringen af vedligeholdelsesopgaven.

Belægninger

En særskilt udfordring gør sig gældende i forhold til drift og vedligehold af belægninger indenfor aftaleenhedernes matrikler. På nuværende tidspunkt har nemlig hverken aftaleenhederne eller Ejendomsservice budget til sådanne ekstraordinære aktiviteter. Derfor er der i praksis ofte uklarhed omkring ansvarsfordelingen i forhold til denne type af opgaver. Som udgangspunkt er det i dag Ejendomsservice, der har det økonomiske ansvar for drift og vedligehold af belægninger og asfalt indenfor aftaleenhedernes matrikler. Der er igangsat en registrering og kategorisering af belægningerne stand i første omgang på skoleområdet med henblik på at foretage en vurdering af, hvor omkostningsfuldt det vil være at renovere de absolut dårligste belægninger. Det er endnu uklart, hvordan en renovering af disse belægninger skal finansieres.

På samme måde som det er vigtigt at afklare, hvorvidt der er tale om en ekstraordinær bygnings- eller vedligeholdelsesaktivitet, er det vigtigt at afklare, hvem der overhovedet kan beslutte, at der kan igangsættes en ekstraordinær aktivitet. Både aftaleenheden og Ejendomsservice kan opleve et behov for, at der skal igangsættes en ekstraordinær bygnings- eller vedligeholdelsesaktivitet. Ingen af parterne kan dog påbegynde aktiviteten, uden først at indlede en dialog om opgaven. Den, der har behovet, indkalder til dialogen.

Ved mindre opgaver (fx maling af en enkelt væg), betyder det i praksis blot at den enhed, der ønsker at igangsætte aktiviteten, sender en mail til servicelederen, der hermed er orienteret og har det samlede overblik over, hvad der igangsættes af ekstraordinære aktiviteter i det pågældende distrikt.

I forhold til større projekter er det selvsagt vigtigt, at servicelederen involveres og informeres – så tidligt i processen som muligt. I større sager (her defineret som en aktivitet, der tager mere end, hvad der svarer til 1 dags arbejde at udføre), vil arbejdet først kunne påbegyndes, når der ligger et svar retur fra servicelederen. Servicelederen skal have reageret på henvendelsen indenfor senest 10 arbejdsdage. Det betyder, at selv i situationer, hvor aftaleenheden oplever behovet og selv finansierer, så skal der være en dialog med servicelederen, via enten en informationsmail for opgaver der skønnes at tage max 1 arbejdsdag at udføre og via fælles aftale/godkendelse for opgaver, der skønnes at tage mere end 1 arbejdsdag at udføre. Udgangspunktet er her igen, at aftaleenhed og Ejendomsservice er samarbejdspartnere, der via fælles dialog, skal finde den bedste løsning i forhold til de kvalitetskrav og brandkrav, der kan gøre sig gældende selv i forhold til mindre ombygnings- og vedligeholdelsesprojekter. Det er således vigtigt, at den bygningsfaglige kompetence kobles sammen med og koordineres med aftaleenhedernes viden og erfaringer om målgrupper og behov i forhold til den daglige udnyttelse af bygningerne.

Aftaleenhederne kan indgå i dialog med Ejendomsservice om at omprioritere vedligeholdelsesmidler fra planlagt vedligehold til ekstraordinært vedligehold. Det kan fx være at få skiftet gulvet i et lokale i stedet for at få malet væggene. En sådan omprioritering vil dog kun kunne komme på tale i de tilfælde, hvor det ikke påvirker bygningens funktion og levetid negativt, og vil i sidste ende skulle godkendes af Ejendomsservice.

Den, der betaler for den ekstraordinære aktivitet, bestiller også selv håndværkerne. Er det aftaleenheden der bestiller og betaler, sker det dog jf. pkt. 3 ovenfor altid i en dialog med Ejendomsservice, hvilket i praksis vil sige via servicelederen. Ligeledes vil Ejendomsservice heller ikke kunne påbegynde selv mindre ekstraordinære ombygnings- eller vedligeholdelsessager uden først at have været i dialog med aftaleenheden. I denne dialog aftales det, hvorvidt det er aftaleenheden eller Ejendomsservice, der har ansvaret for at få opgaven udført, samt hvordan og hvornår opgaven udføres. Samtlige ombygnings- og vedligeholdelsessager går dermed via servicelederen, - også i de situationer hvor aftaleenheden selv bestiller og betaler håndværkerne. Servicelederen kontaktes via servicemailen (findes i outlook: Service/teamets navn fx Asferg).

I forbindelse med ombygnings- og vedligeholdelsesprojekter er det vigtigt, at aftaleenhederne så tidligt som muligt adviserer Ejendomsservice. Som oftest ved aftaleenhederne jo på forhånd, at der er et behov/ønske, - og især i forbindelse med større projekter, er det vigtigt, at Ejendomsservice inddrages så tidligt som muligt af hensyn til planlægningen og prioriteringen.

Som nævnt igangsætter hverken Ejendomsservice eller aftaleenheder projekter, uden der først har været en dialog og som minimum en mail til servicelederen i forbindelse med de mindre renoveringsprojekter. Dette gør sig også gældende i de situationer, hvor det er den ene part, der bestiller og betaler. Dialog og fælles koordinering er således afsættet for det konkrete samarbejde – uanset projektets størrelse.

Arbejdsmiljø er som udgangspunkt den enkelte aftaleenheds ansvar. Men er eventuelle arbejdsmiljøproblemer relateret til vedligehold, ombygning, istandsættelser mv, der er iværksat i et samarbejde eller på foranledning af Ejendomsservice, inddrages og indgår Ejendomsservice altid i håndteringen af problemerne

Særligt i forhold til udbud, annoncering, byggeansøgninger mv. I forbindelse med ombygnings- og vedligeholdelsesprojekter, der forudsætter en byggeansøgning/byggetilladelse, eller projekter af en størrelse, hvor der er krav om fx annoncering og udbud, er det vigtigt, at aftaleenhederne rådfører sig med Ejendomsservice og Udbud og Indkøb, der kan bidrage med relevant og vigtig rådgivning ift. lovkrav mv. Det er dog vigtigt at fremhæve, at det er projektejeren, der har det endelige ansvar for projektet, herunder at tidsfrister overholdes mv. Det aftales konkret fra sag til sag, hvem der er projektejer, og dermed om det er aftaleenhed eller Ejendomsservice, der har det endelige ansvar i forhold til det konkrete projekt.

Afregningen af ekstraordinære vedligeholdelses- og ombygningsprojekter finansieres af den aktør, der oplever behovet og bestiller (beslutningen træffes i fælles dialog mellem aftaleenhed og Ejendomsservice).

Er der tale om et fælles behov, hvor den ekstraordinære aktivitet er et fælles projekt mellem aftaleenhed og Ejendomsservice deles finansieringen af udgifterne efter konkret aftale parterne imellem.

For ekstraordinære vedligeholdelses- og ombygningsprojekter er det som udgangspunkt aftaleenhederne, der selv betaler regningerne. Det er altid bestiller, der betaler, med mindre andet er aftalt.