Snitflade for papirvarer/husholdningsprodukter

Ny og klar snitflade mellem papirvarer og rengøringsmaterialer mv. mellem aftaleenheder og Ejendomsservice

Der har været en uklar snitflade vedrørende udgifter til aftaleenhedernes forbrug af papirvarer m.v. (f.eks. toiletpapir, håndsæbe). Budget og opgaver skal følges ad. Sekretariatschefgruppen har derfor besluttet, at der nu etableres en klar snitflade, som betyder, at Ejendomsservice fremover betaler alt, der vedrører rengøring, mens udgift til papirvarer og husholdningsartikler afholdes af aftaleenhederne.

Problemstillingen udspringer af, at nogle aftaleenheder før dannelsen af Ejendomsservice har bogført papirvarer og husholdningsartikler (fx toiletpapir, køkkenruller, opvaskemiddel/tabs, creme, lys og servietter m.v.) på rengøringskonti, der er overgået til Ejendomsservice. Der er derfor aftaleenheder, der har et berettiget behov for at få tilbageført den del af budgettet, de har brugt til papirvarer/husholdningsartikler.

Sekretariatschefgruppen har den 22. marts besluttet følgende løsning:

  • Ejendomsservice skal fremover betale alt, der vedrører rengøring. Det vil sige rengøringsmidler, rengøringsrekvisitter, støvsugere, rengøringsvogne, gulvvaskemaskiner, microfiberklude, gulvmopper, tavlemopper, madameposer, standard affaldsposer og sorte sække.
  • Institutioner, der indtil dannelsen af Ejendomsservice har bogført papirvarer/husholdningsartikler under rengøringsmaterialer, kan derfor få tilbageført budget hertil. Opgørelsen skal tage udgangspunkt i budgetterne og posteringerne for 2013 og 2014, der er referenceårene for Ejendomsservices budget.

Aftaleenhederne skal gøre følgende, hvis der skal tilbageføres budget:

  • De enkelte institutioner melder ind til den oplyste kontaktperson i egen forvaltning, hvis de kan dokumentere et forbrug i 2013-14 af papirvarer/husholdningsprodukter bogført under rengøringsartikler. Fagforvaltningerne meddeler herefter Ejendomsservice - senest ved udgangen af maj - hvilke institutioner, der skal have tilbageført budget for papirvarer og husholdningsartikler. Ændringen af budgettet bliver fra 2017. Der foretages ikke justeringer fra årene 2015 og 2016.
  • Institutioner, der skal have budget tilbageført, skal herefter huske at påføre eget EAN.nr ved indkøb af papirvarer.