Samarbejde og roller i byggeprojekter

Samarbejde og roller i byggeprojekter beskriver henholdsvis fagforvaltningernes og Ejendomsservices forskellige roller i forbindelse med byggeprojekter. Herunder hvilke bygningsfaglige ydelser fagforvaltningerne kan forvente at få gratis, og hvilke, Ejendomsservice opkræver honorar for.

I forbindelse med oprettelsen af Ejendomsservice blev det besluttet, at fagforvaltningerne skal forblive bygningsejere og at Ejendomsservice skal være bygningsadministrator. I forbindelse med byggeprojekter, hvor der gives anlægsbevilling – det være sig ved nybyggeri, ombygninger, renoveringer – er der brug for klarhed over og enighed om hvem der har ansvar for hvad og hvem der gør hvad. Vi skal sikre gode processer, hvor ingen er i tvivl om, hvem der har bolden hvornår. Kun hermed kan det sikres, at borgerne for mest muligt for skattekronerne.

På den baggrund afholdt Miljø og Teknik den 18. maj 2017 et møde for fagchefer og konsulenter.

Væsentlige budskaber på mødet skitseres her:

• Alle ønsker et godt, tæt og smidigt samarbejde, og det er en potentiel stor fordel, at vi er hinandens kollegaer.
• Fagforvaltningerne understregede på mødet, at de ikke sidder med viden og ekspertise indenfor byggeri, hverken teknisk, juridisk eller processuelt. Der er et meget klart ønske og forventning fra fagforvaltningerne om, at de kan få hjælp til at gennemføre byggeprocesser fra start til slut. Der er en forventning om, at Miljø og Teknik bidrager med dette.
• Der var konkret ønske om, at der udarbejdes en manual, som man kan støtte sig til som bygherre. Manualen skal fx beskrive, hvad der skal gøres og huskes i de forskellige faser i et byggeprojekt samt hvem der leverer hvad, hvem der skal kontaktes mv. Det foreslås at hente inspiration fra en manual/tjekliste som Aarhus Kommune har udarbejdet.
• Ejendomsservice (ES) gav udtryk for, at de meget gerne bistår som bygherrerådgiver fra start til slut. Som situationen er nu bliver Ejendomsservice imidlertid flaskehals, og må sige nej til opgaver, da ES ikke har kapacitet, der svarer til den byggeaktivitet, der er i disse år. Det gav anledning til flere reaktioner:
• Det blev af nogen foreslået, at der udarbejdes en model, hvor der afsættes et overhead på byggeprojekter, der kan rumme det nødvendige honorar til rådgivning hos Ejendomsservice. At det alt andet lige må være en bedre og billigere løsning end at købe eksterne rådgivere. Samtidig var der også et stort ønske om at Ejendomsservice honorar-frit kan give den nødvendige sparring og rådgivning i den indledende og afklarende fase op til at der ansøges om anlægsbevilling.
• Der var hos nogen en oplevelse af, at fagforvaltningen tidligere kunne få gratis bygherrerådgivning hos Miljø og Teknik, at Miljø og Tekniks daværende bygningsafdeling varetog bygherre-rollen, og at det derfor vækker undren, at Ejendomsservice nu skal have betaling for denne ydelse.
• Der kom også tilkendegivelser fra konsulenter om, at der opleves et stort arbejde forbundet med at have eksterne rådgivere på projekter, og at de oplever større hjælp med Ejendomsservice som rådgiver.
• Der fortælles om en aktuel situation, hvor en fagchef akut har brug for hjælp i forhold til et udbud. Hun mangler viden om hvor hun skal gå hen og hvem hun kan kontakte. Og hun oplever, at alle melder hus forbi. Hun står tilbage med et uløst akut problem.

På baggrund af budskaberne fra mødet og i bestræbelsen på bedst muligt at kunne imødekomme de ønsker fagforvaltningerne har til sparring og rådgivning fra Ejendomsservice, har Miljø og Teknik arbejdet videre med forslag til samarbejdsmodeller. Modellerne er beskrevet som en række ydelser, som fagforvaltningerne kan vælge. Nogle ydelser indebærer et honorar til Ejendomsservice. Det vil derfor indledningsvist beskrives, hvorfor dette er nødvendigt.

Med afsæt i de input, der kom frem på mødet den 18. maj, igangsætter Miljø og Teknik desuden to andre tiltag. Disse beskrives sidst i notatet.

Før Ejendomsservice blev etableret var der en bygningsafdeling i Miljø og Teknik. Ud over at varetage vedligeholdelsesopgaver bestod afdelingen af en mindre tegnestue, der kunne forestå bygherrerådgivning, projektering og byggeledelse. Der var halvandet årsværk finansieret af "fælleskassen". Desuden blev det som led i et spareforslag i december 2007 besluttet af direktionen at insource projekteringsopgaver til tegnestuen ved at pålægge et honorar på 5 % af håndværkerudgifterne på kommunens byggeprojekter. Herefter blev tegnestuen opgraderet med to årsværk. Det har været meget forskelligt, hvor meget de enkelte forvaltninger har haft behov for og gjort brug af projektering og rådgivning fra bygningsafdelingen. Der har heller ikke i alle byggeprojekter været opkrævet honorar – eksempelvis ikke ved meget små projekter eller hvis der har været ledig kapacitet i bygningsafdelingen. SKO har blandt andet i forbindelse med opførelse af Sundhedscentret uden honorar benyttet sig meget af rådgivning fra bygningsafdelingen. Andre forvaltninger har ikke i nær samme grad haft adgang til eller benyttet sig af rådgivning fra daværende bygningsafdeling.

I Ejendomsservice er der i dag samme bemanding som før etableringen af Ejendomsservice til at udføre bygherrerådgivning, projektering og byggeledelse. Der er i disse år, blandt andet i kølvandet på den ændrede skolestruktur, en meget høj byggeaktivitet. Ejendomsservice ønsker en gennemsigtig forretningsmodel, hvor alle tilbydes de samme ydelser og på samme vilkår. Hvis alle skal have mulighed for at benytte sig af projektering og bygherrerådgivning fra Ejendomsservice, således som der er udtrykt ønske om, så er kapaciteten hos Ejendomsservice for lille i dag.

Ejendomsservice har på baggrund af de tilkendegivelser der er kommet fra fagforvaltningerne udarbejdet en model, hvor de halvandet årsværk, der er finansieret af ”fælleskassen” anvendes til blandt andet indledende sparring og rådgivning samt sparring og rådgivning til mindre projekter. I større projekter foreslås det, at honoraret ved bygherrerådgivning, projektering og byggeledelse hæves fra 5 % til 6 %.

I et kommunalt byggeprojekt kan Ejendomsservice have forskellige roller. Ejendomsservice er administrator og varetager de kommunale bygningers drift og kan desuden varetage forskellige rådgiverfunktioner.

1. Ejendomsservice er bygningsadministrator i alle kommunale bygninger
   • Ejendomsservice er bygningsadministrator, der når byggeriet er udført, skal forestå drift og vedligeholdelse. Der er derfor i alle byggeprojekter behov for udveksling af informationer mellem bygherre og Ejendomsservice. Ejendomsservice skal derfor informeres, når en fagforvaltning påtænker at bygge nyt, til eller om. Ejendomsservice skal så levere input med minimumskrav til installationer, overflader og lignende samt til det drifts- og kvalitetssikringsmateriale der skal ligge ved aflevering af det nye byggeri. Med tiden skal der udarbejdes et materiale der beskriver disse minimumskrav. "Byggetekniske standarder i Randers Kommune". Økonomi til drift udregnes særskilt for hvert projekt. Her skal indregnes energiforbrug, rengøring, vedligehold indvendigt og udvendigt samt driftsvedligehold, vagt og sikring m.m.
   • Der er ikke honorar forbundet med dette.
2. Ejendomsservice yder indledende rådgivning
   • Ejendomsservice kontaktes allerede i idéfasen, når en fagforvaltning påtænker at bygge nyt, til eller om. Ejendomsservice er indgangen til Miljø og Teknik, der hånd-i-hånd med fagforvaltningen sørger for indledende dialog med relevante myndigheder og de mange øvrige nødvendige praktiske og tekniske afklaringer og forundersøgelser. Ejendomsservice giver desuden vejledning om, hvilken rådgivning, der bør overvejes fremadrettet i byggeprojektet.
   • Den indledende fase tænkes her som fasen indtil fagforvaltningen har det fornødne grundlag for at beslutte, hvad er skal ske, og kan forberede en sag om anlægsbevilling.
   • Al rådgivning fra Ejendomsservice i den indledende fase er gratis.
   • De efterfølgende punkter (3-5) beskriver forskellige ydelser fra Ejendomsservice, som fagforvaltningerne kan vælge, når anlægsbevillingen er givet og projektet skal realiseres.
3. Byggeprojekter, hvor Ejendomsservice fungerer som bygherrerådgiver, arkitektrådgiver og er projekterings- og byggeleder
   • Ejendomsservice kan efter aftale med fagforvaltningen fungere som både bygherrerådgiver, arkitektrådgiver og projekterings- og byggeleder.
   • Ejendomsservice deltager her i de indledende drøftelser, rådgiver om form og rammer for arbejdet, udarbejder skitser og laver et økonomisk skøn på opgaven, hjælper bygherre med at udvælge ingeniørrådgiver samt eventuelle andre rådgivere, udarbejder arkitektbygningstegninger, styrer projekteringen og koordinerer med andre rådgivere, står for licitation og styrer byggepladsen. Alt i samråd med bygherre. Dette er en ofte anvendt model, når Ejendomsservice er involveret.
   • Honoraret til Ejendomsservice for den fulde opgave med rådgivning, projektering og udførelse hæves fra 5% til 6% af håndværkerudgiften ved licitation. Til sammenligning ligger dette under prisen fra eksterne rådgivere, der gennemsnitligt er på ca. 8 %. Ejendomsservice leverer desuden en større ydelse omkring varetagelsen af bygherres interesser.
4. Byggeprojekter hvor Ejendomsservice fungerer som bygherrerådgiver og der er eksterne rådgivere – arkitekt, ingeniør m.v. tilknyttet.
   • Ejendomsservice fungerer som bygherrerådgiver og rådgiver om form og rammer for arbejdet, udformer udbudsmateriale til totalrådgiver med relevant input fra bygherre, står for rådgiverudbud og hjælper bygherre med at overdrage opgaven til de eksterne. Deltager i udvalgte projekteringsmøder og byggemøder. Ejendomsservice sikrer, at der følges op på om de eksterne rådgivere leverer den aftalte ydelse og at det sikres at projektet følger den planlagte tidsplan samt overholder den aftalte økonomi for projektet.
   • Honoraret til Ejendomsservice for bygherrerådgiverrollen sættes til 2 % af håndværkerudgiften ved licitation.
5. Byggeprojekter, hvor fagforvaltning (bygherre) køber ekstern bygherrerådgivning.
   • Den eksterne bygherrerådgiver styrer byggeprocessen og guider og vejleder bygherre. Ejendomsservice kan bidrage med faglig sparring under hele forløbet. Forventninger og behov aftales inden samarbejdet.
   • Der vil som udgangspunkt være et honorar til Ejendomsservice på 1000 kroner pr. uge byggeprojektet forløber. Det svarer til et gennemsnitligt rådgivningsbehov på ca. 3 timers rådgivning om ugen. Såfremt et projekt kræver væsentlig mere bistand fra Ejendomsservice, indgås en konkret aftale om honoraret.
   • I forhold til at udarbejde bygherreudbud og hertil knyttet licitation har Ejendomsservice ikke den nødvendige erfaring og kompetence. Det kan være et ønske til fremtiden, men pt. må fagforvaltningerne som hidtil benytte BDO eller lignende rådgiver. Ejendomsservice fungerer gerne som konsulent og sparringspartner for fagforvaltningen i processen omkring et bygherreudbud.

Manual

Der igangsættes et arbejde med at udarbejde en manual for kommunale byggeprojekter. Der indledes med nyttige tjeklister og fasebeskrivelser, og manualen kan udvides og forbedres løbende. Udvikling, Miljø og Teknik tager initiativet til arbejdet, og det foreslås, at der udpeges en konsulent fra hver fagforvaltning, der kan bidrage med input fra fagforvaltningerne. Manualen foreslås udarbejdet i 2. halvår 2017.

En indgang til Udvikling, Miljø og Teknik

Det skal være enkelt at komme i kontakt med de rette i Udvikling, Miljø og Teknik, og Udvikling, Miljø og Teknik forestår den interne koordinering mellem relevante afdelinger. Det foreslås derfor, at der fremover er én indgang til Udvikling, Miljø og Teknik for fagforvaltningerne, når de har spørgsmål vedrørende byggeri. Indtil videre kontaktes Martin Toft fra Ejendomsservice.