Principper for økonomi i forbindelse med bygningsændringer
Principperne fastsætter, hvordan større bygningsmæssige ændringer (ombygninger, tilbygninger, nyanlæg m.m.) i forbindelse med arealoptimeringsprojekter og ændrede lokalebehov finansieres, og hvordan et eventuelt provenu fra projekterne fordeles.
I forbindelse med lokaleændringer kan der være en indtægt fra en afhændelse af bygninger og/eller behov for en finansiering til ny/ændrede bygninger. Nedenstående principper, der gælder fremadrettet, udgør retningslinjerne for økonomien i forbindelse hermed. I praksis vil økonomien i forbindelse med bygningsændringer bliver beskrevet i konkrete sagsfremstillinger, der vil blive fremlagt til beslutning i direktionen og/eller politisk.
Det er den forvaltning, der benytter en konkret bygning, der har det formelle ejerskab til bygningen. At forvaltningen har det formelle ejerskab skal bidrage til at sikre et samarbejde mellem fagforvaltningen og Ejendomsservice omkring bygningerne. Det vil sige, at Ejendomsservice i forbindelse med flytninger, omrokeringer, større bygningsændringer mv. skal indgå i dialog med de aftaleenheder, der benytter bygningerne. Hvis der opstår uenighed mellem den enkelte aftaleenhed/ forvaltning og Ejendomsservice i forbindelse med dette, skal sagen forelægges direktionen. Fagforvaltningernes formelle ejerskab betyder også, at det er fagforvaltningerne, der er bygherrer i forbindelse med byggerier indenfor fagområdet, ligesom det er fagområdet, der i givet fald har budgettet hertil. Bygherrerollen omfatter den overordnede beslutningskompetence og det juridiske og økonomiske ansvar for byggeriet. Dette ansvar kan ikke overdrages til andre. Det praktiske arbejde med at udføre bygherrens forpligtigelser kan - helt eller delvist - udføres i bygherrens egen organisation eller af bygherrens udpegede rådgivere, firmaer eller personer. Ejendomsservice har fået til opgave at arealoptimere, ligesom Ejendomsservice har ansvaret for bygningernes drifts- og vedligeholdelsesbudgetter. Det er ud fra den forståelse Ejendomsservice, der har det økonomiske ejerskab til bygningerne. Principperne for økonomi i forbindelse med bygningsændringer skal bidrage til at sikre, at alle midler til bygningsdrift forbliver på bygningsområdet i forbindelse med bygningsændringer.
En grundpræmis ved etableringen af Ejendomsservice er, at ejendomsområdet skal optimeres, så der kan genereres besparelser på området. Ifølge budget 2015-18 skal Ejendomsservice generere en besparelse voksende fra 5 til 11 mio. kr. årligt i løbet af en fireårig periode. Arealforvaltning har hele tiden været forudsat som en væsentlig optimeringsmulighed og dermed en vigtig kilde til besparelser. For at kunne generere den forventede besparelse er det derfor af stor betydning, at Ejendomsservice fortsat kan hente et provenu fra arealforvaltning. Ved arealforvaltning forstås tiltag, der på forskellig vis medfører en optimering af kommunens bygningsmasse. Arealforvaltning omfatter nedenstående tre tilfælde:
- Arealoptimering: Der gennemføres en omrokering, som medfører, at den samme aktivitet (det samme antal medarbejdere/ brugere) huses på et mindre areal eller i andre overskydende bygninger og med i princippet samme serviceniveau.
- Optimering af eksterne lejemål: Et dyrt eksternt lejemål afhændes og afløses af et billigere lejemål eller af ledige lokaler i kommunens egne bygninger. Alternativt forhandles huslejen i et eksternt lejemål ned til en billigere pris.
- Optimering af bygningsporteføljen Ejendomsservice vurderer løbende, om der er økonomi i at flytte aktiviteter fra ældre, omkostningstunge bygninger til nye(re), mere økonomisk rentable bygninger.
Konkret vil der i forbindelse med bygningsmæssige ændringer blive udarbejdet en businesscase, som redegør for tilbagebetaling på nutidsinvesteringer i køb/ nyopførelse/ ombygning af bygninger kontra afhændelse af gammelt, samt for eventuelt sparede husleje- og driftsudgifter. På baggrund af businesscasen vurderes, om projektet ud fra en samlet kommuneøkonomisk betragtning er rentabelt at sætte i værk. Bygninger og bygningsændringer vil som udgangspunkt have en levetid på mellem 20-50 år, måske længere. I princippet, vil bygningsændringer, der er tilbagebetalt ved driftsbesparelser/ huslejebesparelser på kortere tid end anlæggets levetid være rentable arealoptimeringer. Da Randers Kommunes likviditet generelt er knap, er tilbagebetalingstiden på et lån fra kommunekassen imidlertid sat til fire år (svarende til budgetperioden). Med en tilbagebetalingstid på fire år må det forventes, at kun ganske få nyanlæg/ ombygninger kan finansieres udelukkende via den billigere husleje og bygningsdrift. I den udstrækning det er muligt, vil Ejendomsservice imidlertid arealoptimere indenfor disse rammer. Indtægter ved salg af frigjorte bygninger og driftsbesparelser samt huslejebesparelser indgår i beregningen og indgår i økonomien i Ejendomsservice. Rene arealoptimeringsprojekter, som har en afskrivningsperiode på mere end 4 år, vil kun kunne gennemføres, såfremt den likviditetsmæssige virkning af investeringen (den del af tilbagebetalingen som ligger udenfor budgetperioden) kan tilvejebringes på anden vis. Eksempelvis ved udskydelse af andre planlagte anlægsprojekter eller ved lån af likviditet fra andre afsatte midler i budgettet (opsparing, puljer mv.). Herudover kan sådanne arealoptimeringsprojekter også prioriteres i forbindelse med de årlige budgetforhandlinger på linje med øvrige udvidelsesforslag. På fagforvaltningens initiativ vil kombinerede projekter således også kunne gennemføres. Med kombinerede projekter tænkes på projekter, hvor fagområdet (bygningsejeren) af faglige hensyn ønsker ændrede faciliteter, eller hvor andre forhold nødvendiggør bygningsændringer kombineret med, at der er en god kommunaløkonomisk business case i at ændre. Gennemførelse af sådanne projekter vil som ovenfor anført kunne ske, dersom fagforvaltningen via andre budgetter kan finansiere bygningsændring eller dersom en bygningsændring gennemføres via budgetter afsat i budgetlægningen. Sådanne tilfælde behandles helt konkret. Udgangspunktet vil her være, at Ejendomsservice tilføres evt. driftsbesparelse, mens evt. huslejebesparelse samt indtægt ved evt. salg af bygninger medgår til afbetaling på investering (herunder tilbagebetaling af udlån af likviditet). Når investeringen er betalt ud, tilgår den varige huslejebesparelse Ejendomsservice.
I forbindelse med udvidelser/reduktion i aktiviteter på institutioner samt omlægning fra bygningskrævende til matrikelløs aktivitet og omvendt er det fagforvaltningen, der finansierer bygningsændringen (evt. gennem en selvstændig anlægsbevilling). Hvis aktiviteten derimod indskrænkes og frigiver bygninger, der kan sælges eller spare en husleje, er det – afhængigt af den konkrete sag – fagforvaltningen eller kommunekassen, der modtager provenuet. Mekanismen er sådan, at når man beslutter sig for at udvide/oprette en aktivitet, skal der fremskaffes midler til at finansiere dette. Som en del af dette skal der fremskaffes midler til at huse den givne aktivitet (både anskaffelse og drift). Når man derimod reducerer i aktiviteterne, vil der blive driftsmidler til overs (herunder udgifter til at huse aktiviteten). Disse driftsmidler tilfalder fagområdet/ bygningsejeren (kommunekassen). En ændring af aktivitetsniveau er, når fagområdet (bygningsejeren) tager initiativ til en udvidelse/reduktion af aktiviteterne eller til oprettelse/nedlæggelse af en aktivitet (fx oprettelse af en ny daginstitution som følge af at børnetallet stiger). En omlægning fra bygningskrævende til matrikelløs aktivitet forekommer, når fagområdet (bygningsejeren) af faglige hensyn ønsker at nedlægge en institution for i stedet at benytte midlerne til at yde bostøtte i eget hjem/ købe pladser i andre kommuner eller lignende.
I forbindelse med udvidelser i administrationsbygningerne gælder, at hvis en udvidelse i de administrative bygninger ikke kan rummes i de lokaler, man allerede har, vil det være den udvidende afdeling, der finansierer en eventuel ombygning for at få mere plads. Hvis en udvidelse i en administrationsbygning kræver indgåelse af eksterne lejemål til at huse enten den udvidende afdeling eller en anden afdeling, er det den udvidende afdeling, der finansierer lejemålet (både husleje og drift). Konkret sker dette ved, at den udvidende afdeling overfører budget til Ejendomsservice til husleje og drift af udvidelsen. Hvis den udvidende afdeling senere indskrænker tilsvarende, så lejemålet dermed kan frigives igen, vil provenuet fra den sparede husleje og drift tilfalde den afdeling, der oprindeligt finansierede lejemålet. Denne mekanisme gælder fra og med 2017. Hvis indskrænkningen knytter sig til udvidelser før 2017, så tilfalder provenuet Ejendomsservice. Omvendt vil den udvidende afdeling ikke have merudgifter til udvidelsen, hvis den kan rummes indenfor de lokaler, afdelingen allerede har til rådighed.