Retningslinjer for brugen af M365
Med introduktionen af de nye M365-værktøjer med mange nye måder at gemme, samarbejde om og dele dokumenter er det ekstra vigtigt, at vi følger en korrekt og stringent praksis for, hvordan vi opbevarer, deler og journaliserer dokumenterne.
Her finder du Randers Kommunes generelle retningslinjer for brugen af værktøjerne i M365, som omfatter retningslinjer for:
Alle ansatte skal følge disse retningslinjer.
Retningslinjerne skal understøtte en ensartet, korrekt og effektiv anvendelse af M365 på tværs af organisationen og sikre, at vi får mest værdi ud af de fordele, værktøjerne giver os.
For dokumenter, hvor der ikke indgår personoplysninger eller fortrolige forretningsoplysninger, gælder der ikke samme krav - se anbefalinger til hvilke arbejdsgange, du så vidt muligt bør følge for opbevaring og deling af denne type dokumenter.
Helt grundlæggende skal det understreges, at:
- sagsbehandling altid skal foregå i det relevante sagsbehandlingssystem/fagsystem,
der aldrig må opbevares, behandles eller deles følsomme og fortrolige personoplysninger samt CPR-nummer i M365-værktøjerne - du - hvis du arbejder med fortrolige forretningsoplysninger i M365 - skal være særligt opmærksom på ikke at gøre disse oplysninger tilgængelige for uvedkommende
- relevante filer, dagsordenspunkter, mødereferater, noter og lignende, der arbejdes med i M365, altid skal journaliseres i SBSYS med udgangspunkt i Randers Kommunes generelle principper for journalisering.
- der kun er en "papirkurv-backup", som opbevarer slettede filer i 30 dage. Det betyder, at data, der er slettet ved en fejl eller evt. ændret ved uautoriseret adgang, kun kan gendannes inden for denne tidsramme.