Opbevaring og deling af dokumenter
Når du arbejder med dokumenter i M365 bør du fastlægge en fast, ensartet og stringent struktur for, hvor du arbejder og gemmer dokumenterne, så du så vidt muligt altid behandler samme type af dokument på samme måde.
Når du opstarter et samarbejde/et projekt i en gruppe, bør I fra starten blive enige om en fælles struktur for samarbejde, deling og opbevaring af fælles dokumenter i samarbejdet/projektet.
Vær opmærksom på, at opbevaring og deling af personoplysninger og fortrolige forretningsoplysninger altid skal følge kommunens retningslinjer for brugen af M365.
For opbevaring og deling af øvrige dokumenter er den generelle anbefaling følgende:
Kladder/udkast under udarbejdelse – i samarbejde med andre
- Opret en ny kladde direkte via Filer i et fælles team eller træk eksisterende dokumenter ind i Filer i det fælles team fra fildrev, mails eller lignende
- Del det konkrete dokument med en eller flere samarbejdspartnere via Filer i det fælles team (Funktionen "Del").
Kladder/udkast under udarbejdelse – personlige
Hvis du ikke forventer, at kladden/udkastet skal deles med andre:
- Opret en ny kladde i dit personlige OneDrive og arbejd med filen heri. Læs mere om OneDrive.
Hvis du forventer, at kladden/udkastet skal deles med andre:
- Opret en ny kladde direkte via Filer i et relevant team – enten et eksisterende team eller et, du opretter til formålet. Læs mere om, hvordan du opretter et team i Teams.
- Hvis den pågældende opgave ikke hører naturligt hjemme i et team, kan du oprette kladden i dit OneDrive og dele den herfra. Vær opmærksom på, at OneDrive kun bør bruges til deling af filer, hvis det er i et afgrænset/kortvarigt samarbejde med andre, og hvis de pågældende filer ikke naturligt hører hjemme i et team i Teams. Læs mere i beskrivelsen af OneDrive.