Strategi for ledelsesinformation

Byrådets vision for Randers Kommune - "Randers - Vi tør gå nye veje" - udstikker kursen for udvikling og vækst i Randers Kommune, som både skal være et attraktivt sted at bo, arbejde og drive virksomhed.

I Digitaliseringsstrategi 2018-2020 har vi i Randers Kommune endvidere beskrevet, hvordan vi gennem indsatsen "Den datadrevne kommune" vil bidrage til at indfri byrådets vision ved at optimere brugen af data.

Randers Kommune rummer og producerer store mængder data. Ved at omsætte disse data til viden og viden til handling vil vi udvikle, effektivisere og skabe mere velfærd for pengene i kommunen.

I nærværende strategi for ledelsesinformation sætter vi fokus på og handling bag, hvordan kommunens data kan anvendes til at styrke prioriteringer af opgaver, økonomi og ressourcer, og herigennem medvirke til udvikling af styring, drift og ledelse i Randers Kommune.

I Randers går vi nye veje – og sætter et skarpt fokus på effektiv brug af ledelsesinformation som et styringsværktøj og en forretningsdrevet disciplin, der understøtter databaseret ledelse i hele kommunen.

Ledelsesinformation skal ses i tæt sammenhæng med den styringsopgave den enkelte chef/leder har som en del af sit ansvar.

God ledelsesinformation formidler rettidig, modtagerorienteret og forretningsrelevant information på basis af koblinger mellem fastsatte målsætninger samt HR-, økonomi- og fagdata.

I Randers Kommune skal god ledelsesinformation være med til at sikre, at ledere på alle niveauer kan træffe rettidige beslutninger på et oplyst og faktuelt grundlag, som understøtter høj kvalitet i kerneydelsen, effektiv administration og opfyldelse af politisk fastsatte mål.

Med en fælles strategi for ledelsesinformation, er det overordnet målsætningen, at Randers Kommune skal indfri sit datadrevne potentiale - både i forhold til løbende understøttelse af driften samt udvikling og analyse.

Der skelnes i nærværende strategi mellem ledelsesinformation og BI-system (Business Intelligenssystem).

Ledelsesinformation er løbende tilbagevendende kvantificeret information vedr. kommunens og enhedernes aktiviteter, økonomi, ydelser, produktion og leverancer.

Data til brug for ledelsesinformation produceres i alle dele/faser af den kommunale produktion af ydelser – fra input (i form af fx ressourceforbrug), til selve processen ('hvordan gør vi det'), til output ('hvad leverede vi') og effekten ('hvilket målbart resultat opnåede vi').

Data indsamles fra en lang række kilder og fagsystemer med henblik på videre bearbejdning og præsentation i et fælles BI-system, hvor de ligeledes kan kobles med fastsatte målsætninger.

BI-systemet forstås således som den tekniske hovedplatform for behandling og præsentation af ledelsesinformationen, hvorfra det også er muligt at udvikle og danne datarapporter til løbende udsendelse.

På det overordnede niveau skal ledelsesinformation give et overblik og skabe grundlag for opfølgning på politiske, strategiske og operationelle mål. Herudover kan ledelsesinformation også være med til  at danne et beslutningsgrundlag for nye strategiske valg og opfølgning på den daglige drift.

Kommunernes økonomiske rammer er stramme, opgavemængden vokser og forventningerne fra borgere og virksomheder er stigende. Dette stiller store krav til styringsbehovet og evnen til at prioritere mellem opgaver og anvende ressourcer, hvor de giver størst effekt.

Kommunerne producerer og håndterer samtidigt stigende mængder af data og informationer. Det er ikke blot egne data, men også tværkommunale og nationale nøgletal, benchmarks, registre som eks. 6-by-nøgletal, FLIS m.fl.

Udnyttelse af den viden som ligger i data og effektiv brug af ledelsesinformation som styringsværktøj, er derfor stadigt mere aktuelt.

I 2015 indgik Randers Kommune kontrakt med KMD om ledelsesinformationssystemet SAP BO (kaldet BI-systemet). Siden opstarten har brugen af BI-systemet taget fart på tværs af fagområderne. Den øgede brug har skabt behov for styring og en samlet strategi for ledelsesinformation gældende for hele kommunen.

Den fælles indsats i "Strategi for ledelsesinformation" udmøntes i fire fokusområder; organisation, implementering, kommunikation og visualisering samt data. Ved fokuserede indsatser og projekter på de fire områder geares organisationen bedre til at arbejde med ledelsesinformation og få større værdi af BI-systemet.

1. Organisation og governance

Succeskriterie: I Randers Kommune er skabelsen af god ledelsesinformation en prioriteret indsats, der understøttes gennem en helhedsorienteret, veldefineret og effektiv organisering.

Arbejdet med ledelsesinformation i Randers Kommune bygges op med strategisk forankring i direktionen og med sekretariatschefgruppen som styregruppe. Driftsorganiseringen bygges op med udgangspunkt i at yde den bedst mulige service til forvaltninger og stabe. Organiseringen omkring ledelsesinformation og den konkrete anvendelse af BI-systemet skal understøtte opnåelse af strategiske succeskriterier, og skal sikre både konsolidering af daglig drift, samt en tværgående nysgerrighed og inspiration for nye muligheder og initiativer. I organiseringen skal der være fokus på effektive leverancer, optimerede og simplificerede processer ift. prioritering og planlægning, opsamling af erfaringer og brug af 'best practice'.

Målsætninger:

• Der skal ske fastlæggelse af en entydig organisering omkring såvel det generelle strategiske arbejde med ledelsesinformation og den konkrete drift og anvendelse af BI-systemet med en klar rolle- og ansvarsfordeling – herunder entydige definitioner på roller indenfor BI-systemet (bruger, analytiker, systemansvarlig ol.)
• Organiseringen skal sikre vidensdeling og læring på tværs af forvaltninger og stabe
• Organiseringen skal sikre en centralt koordineret og helhedsorienteret tilgang til arbejdet med ledelsesinformation og BI-løsningen, samt understøtte stor decentral fleksibilitet
• Randers Kommune har ét koncernfælles BI-system. Som udgangspunkt anskaffes derfor ikke systemspecifikke præsentationslag eller rapportværktøjer som kunne være en del af den fælles tværgående løsning.

2. Implementering

Succeskriterie: Ledelsesinformation er en efterspurgt service, der skaber værdi for kommunens chefer/ledere og understøtter beslutningstagen i samtlige forvaltninger og stabe.

Randers Kommune skal implementere i bund og udnytte de muligheder, der ligger i et BI-system, fuldt ud. Det er vigtigt og nødvendigt, at der centralt (i stabene og/eller fagforvaltningerne) er kompetencer og viden til at arbejde med BI-systemet og servicere de ledelsesmæssige behov som efterspørges.

Der skal være fokus på at præsentere udvalgte data på en nem og tilgængelig måde for chefer/ledere og andre decentrale brugere. Ledelsesinformationen skal være anvendelsesorienteret og skal tage afsæt i modtagerens styringsbehov.

Det er mindst af ligeså høj betydning, at ledere har kompetencer til at være aktive medspillere, der både kan efterspørge og omsætte databaseret viden til handling. Vi skal have et øget fokus på en veldefineret rollefordeling, så essentielle roller findes såvel centralt som decentralt, og dialog med systemleverandøren sker gennem veldefinerede kanaler.

Målsætninger:

• Brugertilpasset og anvendelsesorienteret implementering af nuværende BI-system i samtlige forvaltninger og stabe
• Superbrugerrollen til BI-systemet forankres i alle forvaltninger, således der altid er tilgængelig support decentralt. Alle relevante brugere er kompetente i anvendelsen af BI-systemet og er i stand til at bidrage til ønsket om mere databaseret ledelse
• Chefer/Ledere oplever at ledelsesinformationen skaber værdi, ligesom de har kompetencer til at efterspørge og anvende databaseret viden i deres beslutningsprocesser.

3. Kommunikation og visualisering

Succeskriterie: Randers Kommune har et ensartet visuelt udtryk i tværgående ledelsesinformation. Forretningsområder visualiserer og analyserer data under hensyntagen til det samlede udtryk. Datadrevet ledelse som disciplin kommunikeres bredt til hele organisationen og skal skabe værdi for den enkelte chef/leder.

Rapportering af viden er behovsdrevet og skal ske dynamisk og smidigt, således at mulighed for innovation bibeholdes forretningsnært. Rapportering og præsentation skal modsvare de behov som brugeren stiller.

Målsætninger:

• Rapporter skal kunne dannes dynamisk med ensartet visuelt udtryk med henblik på at dette nemt kan anvendes på tværs af organisationen mv.
• Ledelsesinformation skal være tilgængeligt i det format som den enkelte chef/leder ønsker.
• Kommunikation omkring ledelsesinformation og arbejdet med datadrevet ledelse skal samles og gøres tilgængeligt for alle relevante modtagere med henblik på at sikre både opbakning og opmærksomhed omkring indsatsområdet.
• Konkrete eksempler og succesfulde resultater fra arbejdet med udmøntning af strategien kommunikeres ud til inspiration.

4. Data

Succeskriterie: Beslutninger tages på baggrund af troværdige data (autoritative) med ensartet forståelse af begreber. De data, som beslutninger tages på baggrund af, skal have størst mulig nytteværdi.

Det konkrete arbejde med ledelsesinformation i BI-systemet skal omdanne data til information, og gøre information til viden. Dette forudsætter en fælles forståelse af begreber og data. Data skal være valide og veldokumenterede og skal søges fremskaffet og behandlet så omkostningseffektivt som muligt for kommunen. Datagrundlaget skal understøtte tilpasset information til rette person på det rette tidspunkt og skal skabe grundlag for sammenligning og læring på tværs.

Målsætninger:

• Brugen af FLIS-data prioriteres. Det betyder, at vi i takt med at der kommer nye dataområder i FLIS ønsker at disse gøres tilgængelige og anvendelige i kommunens BI-system.
• Begreber der understøtter kerneopgaver modelleres og gøres til autoritative fælles begreber
• Der skabes fokus på høj nytteværdi gennem fokuseret løft af datakvalitet
• Tilvejebringelsen og behandlingen af data skal ske så omkostningseffektivt som muligt for kommunen som helhed, idet data i størst mulig udstrækning genbruges og også skal kunne benyttes til sammenligning/benchmark – såvel internt i kommunen som eksternt i forhold til andre kommuner.
• Randers Kommune skal i størst muligt omfang eje egne data på alle fagområder.
• Alle relevante fagsystemer skal kunne levere data til kommunens BI-system, ligesom systemejerne sikrer korrekte, tilgængelige og dokumenterede data i alle relevante fagsystemer.

Indsatsområdet omkring data indeholder også en sammenhæng over til de mere generelle IT-tekniske overvejelser omkring flerleverandører, åbne teknologier og behovet for agile løsninger, der hurtigt kan tilpasses et opstået/ændret styringsbehov. Efter behov vil dette kunne udskilles som et særskilt teknisk indsatsområde i forbindelse med en senere revision af strategien.

Med den nye strategi er der sat en fælles retning for det generelle arbejde med ledelsesinformation og BI-indsatsen i Randers Kommune.

Fokusområderne organisation og implementering prioriteres først i det forestående arbejde, dernæst data samt kommunikation og visualisering, som bygger på vellykket organisering og implementering.

Der er udarbejdet en handleplan i tillæg til strategien, som skitserer de projekter, der sikrer at strategien realiseres (vedlagt som bilag). Handleplanen skal samtidig sikre korrekt prioritering og koordinering af initiativer som understøtter strategien, idet planen løbende tilpasses og udbygges efter beslutning i styregruppen.

For at sikre styring af den overordnede indsats i Randers Kommune, følger desuden en governancemodel, hvor beslutningsstrukturen for ledelsesinformation og BI-systemet er defineret.

For at sikre strategiens aktualitet tilpasses den løbende og genbesøges årligt af direktionen som ejere af strategien. Første gang i 2. halvår 2020.