Projektbeskrivelse - Tværgående BI-indsats

Randers Kommune indgik i 2015 kontrakt med KMD om ledelsesinformationssystemet SAP BO. Kontrakten løber til 2021 med mulighed for 2x12 måneders forlængelse.

Social og Arbejdsmarkedsforvaltningen (SA) har siden indgåelsen af kontrakten været primær bruger af BI-systemet. SA har derfor varetaget administrative opgaver, leverandørkontakt og systemejerskab af BI-systemet.

I takt med, at flere forvaltninger og stabe er begyndt at benytte BI-systemet har det skabt behov for en organisering, der understøtter en central koordinering af drift, administration og implementering af BI-systemet.

Den 6. september 2019 godkendte direktionen "Strategi for ledelsesinformation i Randers Kommune 2019-2023".

Strategien for ledelsesinformation indeholder fire fokusområder, som skal geare Randers Kommune til at arbejde datadrevet, udnytte mulighederne i BI-systemet og bruge ledelsesinformation aktivt.

1. Organisation og governance
2. Implementering
3. Kommunikation og visualisering
4. Data.

I tillæg til strategien er der udarbejdet en handleplan, hvori tre skitserede projekter i første omgang skal fokusere BI-indsatsen.

1. Tværgående BI-indsats
2. BI-rapporter
3. Øget BI-datakvalitet.

Nærværende projektbeskrivelse omhandler det første af de tre projekter "Tværgående BI-indsats" under fokusområde "Organisation og governance".

Projektet har til formål at sikre klare roller og ansvar i forbindelse med drift og løbende udvikling af BI-systemet samt at understøtte tværgående læring og implementering i organisationen.

Formålet med projektet: "Tværgående BI-indsats" er at fastlægge en entydig organisering og rolleafklaring i forhold til BI-systemet samt at understøtte netværk og intern læring i kommunen.

• Leverance 1: Udarbejde rollekatalog – herunder afklare ejerskab og ansvar for systemet, supportstruktur samt øvrige roller, opgaver og organisering.
• Leverance 2: Brugervejledninger – herunder Q & A til Broen
• Leverance 3: Forslag til permanent set-up for organisering, drift og administration efter projektets afslutning.
• Leverance 4: Opstarte og facilitere BI-netværk for analytikere

I Randers Kommune er ansvar for og kompetencer i henhold til ledelsesinformation placeret decentralt i forvaltninger og stabe. Det er derfor udenfor dette projekts leverancer at udvikle og levere decentral ledelsesinformation. Projektets leverancer skal gennem effektiv organisering og drift gøre det lettere for forvaltninger og stabe at komme i gang med at udvikle og vedligeholde ledelsesinformation og kompetencer.

Intern kommunikation: Klarhed over roller og ansvarsområder sikrer, mere direkte kommunikation og mindre spildtid. Problemer og udfordringer håndteres hurtigere. Brugere får hurtigere hjælp. Problemer og fejl lokaliseres og løses hurtigere. Klarhed over, hvem der løser hvilke problemer. Brugere af BI-systemet skal bruge deres tid på at fremstille ledelsesinformation og ikke "udenomsting".

Kommunikation med leverandør: Licensstyring med løbende overvågning af brug af licenser vil reducere udgifter til licenser, der ikke bruges. Entydig organisering og supportstruktur vil effektivisere sagsgang og problemløsning både hos KMS og Randers Kommune. Effektivt kommunikation samt styring af "åbne sager" hos leverandørsupport skaber mere effektiv sagsgang og professionaliserer Randers Kommune som kunde hos KMD. Vi kan hurtigere følge op på vores sager og effektivt kommunikere beskeder, ændringer og løsninger blandt brugere.

Projekt "Tværgående BI-organisering" er organiseret som et tværgående projekt med forankring i Økonomi. Der er nedsat en projektstyregruppe, som refererer til styregruppen for BI-strategien. Centrale medarbejdere fra den hidtidige driftsorganisering inddrages i projektgruppen.

Styregruppe:

• Lars Sønderby, Økonomidirektør (Projektejer; Forretningsperspektiv)
• Bent Højlund, Chef for IT & Digitalisering (Seniorleverandør; Leverandørperspektiv)
• Jan Kjeldmann, Sekretariatschef Social- og Arbejdsmarked (Seniorbruger; Brugerperspektiv)

Projektgruppe:

• Stine Lyngborg Heslop, Økonomi, projektleder og BI-koordinator
• Hannah Klokmose Lauridsen, Økonomi, Programsupport (Forretningsperspektiv – udvikler)
• Ulrik Løvehjerte, SA, (Brugerperspektiv – udvikler)
• Poul Henrik Pedersen, IT (Leverandørperspektiv)
• Jette Kroman, IT (Leverandørperspektiv)
• Ad hoc inddragelse af videnspersoner i organisationen (brugerperspektiv).

Det skal afklares nærmere, hvordan den kommende leder af digitalisering vil indgå i projektet. Stillingen forventes besat 1. januar 2020.

I projektperioden vil projektleder varetage rollen som BI-koordinator, der samler, løser og fordeler opgaver, der hidtil har været håndteret ad hoc. BI-koordinatoren vil i projektperioden varetage rollen som systemansvarlig. For at sikre, at BI-koordinatoren får den nødvendige viden og indsigt i alle aspekter af drift og administration af BI-systemet inddrages og orienteres BI-koordinatoren i al kontakt og aftaler med leverandør – såvel teknik som udvikling.

Ved projektets afslutning vurderes både behovet for en BI-koordinator og placeringen af systemansvar. Vurderingen indgår i leverance 3 med forslag til permanent organisering.

Projektgruppen vil i opstartsfasen primært arbejde i to spor:

• Det første spor er en BI-driftsgruppe, med projektdeltagere fra IT samt IT-chef vil deltage. BI-driftsgruppen vil primært fokusere på ansvarsområder, support, tekniske løsninger og snitflader med leverandør.
• Det andet spor er BI-netværksgruppen, hvor fokus vil være på nuværende og kommende brugere af systemet. Her vil projektdeltagere fra IT kun deltage i begrænset omfang.

Projektets målgruppe er først og fremmest nuværende og kommende medarbejdere med udviklerlicens, der arbejder med og fremstiller ledelsesinformation i BI-systemet.

Dernæst er projektets målgruppe nuværende og kommende medarbejdere og ledere, der modtager og bruger ledelsesinformation i BI-systemet.

Der er ikke afsat midler til projektet, som udelukkende vil blive drevet af eksisterende medarbejderressourcer.

November-december 2019: Afklaring, analyse og opstart

• Projektbeskrivelse godkendes i projektstyregruppen og i BI-strategi styregruppen.
• Kortlægning af nuværende opgaver i relation til BI-system, teknisk status, status på nuværende brug og licenser, system- og univers kortlægning, dialog med leverandør om samarbejde
• Opdatere autorisationsblanket og information om BI-system og universer
• Oprette BI-side på Broen, hvor information (herunder Q&A) løbende opdateres.

Januar- februar 2020: Analyse/planlægning

• Indkalde BI-netværksdeltagere til opstartsmøde. Afdække behov, ønsker, ideer og planlægge netværksmøder frem til ultimo 2020.
• Planlægge leverandørmøder (samt deltagere heri) frem til ultimo 2020.

Marts – juli 2020: Gennemførelse

• Afvikling af netværks- og leverandørmøder samt løbende vedligehold af information på Broen
• BI-koordinator samler og løser forefaldende opgaver.

August 2020: Drift og resultater

• Evaluering af projekt samt forslag til permanent organisering og drift forelægges BI-styregruppe.

Organisatorisk modenhed

Nogle afdelinger har vært brugere af systemet i lang tid, og har været vant til at løse tekniske udfordringer direkte med leverandør. Disse afdelinger vil muligvis i en opstartsperiode skulle vænne sig til at inddrage systemansvarlig. Forhåbentlig vil det hjælpe den samlede organisation med et samlet sagsoverblik og en-strenget kommunikation med leverandør.

Teknologisk modenhed

Det er en velkendt problemstilling, at der ved brug af KMD SAP BO kan være udfordringer med eks. begrænsninger til universer, se-adgange mv. Det ligger uden for dette projekt at udarbejde en teknisk løsning på dette, men udfordringen indgår i den samlede opgave sags-og opgaveportefølje hos leverandøren.

Der vil løbende blive udarbejdet dokumentation for organisering i gennemførelsesfasen. Heri vil roller og ansvarsområder blive beskrevet, og dokumentationen vil indgå i den samlede evaluering, hvori anbefalinger til organisering og permanent drifts-set-up fremlægges.

Godkendt af projektstyregruppen 20. november 2019