Dataprincipper

Randers Kommune har adgang til meget store mængder data og skaber hver dag flere data. Disse data kan være med til at udvikle og forbedre den service som kommunen leverer - blandt andet ved at understøtte administrative og politiske beslutninger og danne grundlag for automatisering, kunstig intelligens (AI) og meget mere. Kommunen arbejder løbende for at blive mere dataunderstøttet - det vil sige god til at udnytte og generere værdi fra data. Der er fortsat et stort potentiale på dette område.

Flere data er ikke et mål i sig selv. Derfor bør det ved indkøb, dataindsamling og registrering af data altid overvejes, hvilken værdi data har, og om data er relevante. Samtidigt genererer borgere, medarbejdere og frontpersonale ofte data uden nødvendigvis selv at bruge dem – men hvor data kan have værdi i andre sammenhænge end den sammenhæng, data oprindeligt hentes i.

Data er relevante, når de:

• kan bruges til løbende beslutningsstøtte og ledelsesinformation, herunder viden om opfyldelse af mål og kontraktvilkår
• kan bidrage til at løse kerneopgaven, fx aktivitetsstyring, opfølgning på produktivitet eller understøtter afklaring af hvilke indsatser, der virker
• kan danne grundlag for automatisering og anvendelse af kunstig intelligens til optimering og innovation af kommunens services.

På den baggrund er fastlagt fire dataprincipper for indhentning og brug af data i Randers Kommune:

• Vi skaber værdi med data.
• Vi har overblik over kommunens vigtigste data.
• Vi sikrer adgang til data.
• Vi bruger data med omtanke.

Dataprincipperne er tænkt som en støtte til kommunens fortsatte bestræbelser på at blive mere dataunderstøttet og datamoden.

I regi af Randers Kommunes Teknologi- og Digitaliseringsstrategi formuleres løbende konkrete indsatser, som skal understøtte, at dataprincipperne omsættes til handling i organisationen.

• Det er en naturlig del af opgaveløsningen i Randers Kommune at forstå, efterspørge og omsætte data til værdi.
• Data understøtter velinformerede og effektive beslutninger blandt andet som en del af den politiske beslutningsproces.
• Data er let tilgængelig for ledere og medarbejdere og understøtter dem i at være undersøgende og finde tendenser omkring ydelser og indsatser i bestræbelsen på at udvikle og optimere kommunens service.
• Data understøtter automatisering og brugen af kunstig intelligens (AI) mv.

• Kommunen har et samlet overblik over relevante data og dataadgange i et fælles datakatalog.
• Datakataloget understøtter, at der ikke indsamles data, som kommunen allerede råder over.
• Datakataloget understøtter let fremsøgning af data, som er relevant for et bestemt fagområde.
• Kommunens dataejere har indsigt i egne data, vedligeholder og opdaterer egne data og stiller egne data til rådighed for andre via datakataloget.
• De samme data kan ofte bruges til flere forskellige formål på tværs af organisationen herunder at danne grundlag for tværgående analyser.

• Kommunen sikrer adgang til relevante data fra leverandører og øvrige kilder.
• Kommunen producerer og indsamler kun data, med henblik på at data skal bruges – med øje for at data kan være relevante i andre sammenhænge.
• Der stilles relevante krav til levering og ejerskab af data i kontrakterne med afsæt i kommunens generelle retningslinjer for indkøb og konkurrenceudsættelse og gældende standarder.
• Kommunen anvender - i det omfang det er muligt - fælleskommunale datastandarder såsom Fælles Sprog 3, når data registreres.

• Data behandles i overensstemmelse med lovgivningen - herunder GDPR og lovgivning vedrørende cybersikkerhed - samt hensynet til borgernes grundlæggende rettigheder og retssikkerhed.
• Kommunen indsamler og behandler kun relevante data om borgere og virksomheder og sikrer gennemsigtighed i behandlingen af borgeres og virksomheders data.
• Data anvendes til at understøtte – ikke erstatte – beslutningstagningen.
• Kommunen forholder sig aktivt til de etiske dilemmaer, brugen af data skaber – herunder forpligtelsen til at reagere proaktivt på data og sikring af datakvalitet ved datadrevne beslutninger.

Ved alle indkøb skal man sikre sig, at man i kontrakten får stillet de rette krav til hvilke data, leverandøren skal levere til kommunen som led i kontraktens gennemførelse. Vær særligt opmærksom på krav til data i forbindelse med indkøb af it-systemer/digitale værktøjer – læs mere herom i kommunens guide til it-indkøb, afsnittet Data, Integrationer og IT-miljø.

Det kan både være krav til data, som er direkte knyttet til kontraktens genstand, fx data, som skal sikre, at man kan følge op på leverandørens opfyldelse af kontrakten og følge med i udvikling/tendenser, men det kan også være krav til levering af øvrige data, som kan være relevante og have værdi andre steder i organisationen.

Kravene skal sikre, at man får de nødvendige data i et brugbart format (via SFTP, et API eller andre moderne og fleksible metoder) på relevante tidspunkter i løbet af kontraktperioden. Data skal så vidt muligt være strukturerede og baserede på fælleskommunale standarder. Ved behov for sparring om relevante krav kan man kontakte IT & Digitalisering (via Serviceportalen) (it-relaterede datakrav) eller Udbud & Indkøb (øvrige datakrav).

Vær opmærksom på udgifter forbundet med krav om data – up front og løbende i kontraktperioden – og undersøg så vidt muligt, om relevante data allerede er tilgængelige for kommunen (via fx åbne kilder og/eller ved, at data allerede indhentes andre steder i kommunen).