Implementering

Det er vigtigt at implementering af et it-system foregår via dialog med alle involverede parter i projektet: slutbrugerne, ledelsen, leverandøren, osv. eller med andre ord projektets interessenter. Derfor er det afgørende, at du har overblik over hvem dine interessenter er, samt hvilke roller og ansvar de har i implementeringen af din it-løsning.

I de fleste tilfælde kommer leverandøren med en implementeringsplan i kontrakten. Denne er baseret på de oplysninger som blev defineret i forbindelse med anskaffelsen, for eksempel: deadline for idriftsættelsen, kravspecifikation for de funktionelle og ikke-funktionelle krav, behov for uddannelse af slutbrugere eller administratorer, osv. Det er vigtigt at sikre, at der ligger en tidsplan med angivne milepæle, evt. betalingsplan, beskrivelser af aktiviteter og hvem udfører dem – dig, leverandøren, eller om det er en fælles opgave. Ansvaret skal være placeret og krav til de nødvendige resurser og kompetencer fra leverandørens og kommunens side angivet.

Find Randers Kommunes beskrivelse af opgaver og rollen Projektleder.

Hvis du implementerer et projekt i KOMBIT regi, kan rollebeskrivelsen afvige.

Find vejledninger til projektstyring i Randers Kommunes Projekthåndbog.

Det er vigtigt, at sikre overholdelse af sikkerhedskrav og GDPR i Implementeringen. Det gør du bl.a. ved løbende at stille krav om at få informationer fra leverandøren om ændringer i løsningen, som potentielt kan udfordre de krav til it-sikkerhed eller behandling af data, som blev udarbejdet i kravspecifikationen. Eventuelle ændringer skal dokumenteres og bringes videre til IT & Digitalisering og ledelsen for at sikre, at de nødvendige beslutninger bliver taget og leverandøren leverer en løsning, der lever op til kommunens krav til it-sikkerhed og GDPR.

I forbindelse med implementering af din it-løsning er det ofte nødvendigt at tildele adgangsrettigheder til de brugere, der skal benytte systemet. Systemejeren eller systemansvarlig skal tage stilling til, hvilke personer/roller der skal have adgang til systemet.

Udpeg relevante brugere og ledere omkring anskaffelsen og projektet. Vær opmærksom på, at deltagerne har de nødvendige kompetencer og evt. mandat til at træffe beslutninger.

For at sikre at projektet kommer i mål, anbefales det at bruge tid på at sikre at følgende projektdokumenter er udarbejdet:

• Risikoanalyse
• Interessantanalyse
• Kommunikationsplan
• Herunder overdragelse til support
• Gevinstrealiseringsplan.

Økonomi er et af de vigtigste styringsparametre ift. leverandøren. Aftal en betalingsplan med leverandøren, som er bundet op på tidsplan, med en række milepæle, der er betalingsudløsende. Ofte kobles det evt. bod ved mangler og forsinkelser op på betalingsplanen.

Man skal sikre, at der ikke er opgaver, som falder mellem to stole (enten skal de udføres internt eller af leverandøren). HUSK at fastsætte roller og ansvar!

HUSK at planlægge et informationsforløb (løbende møder omkring status på opgaverne) med leverandøren hele projektet igennem, for at sikre vidensdeling og det gode samarbejde.

Uanset om det er dig eller leverandøren, der tager referat sf møder, skal du sikre, at det aftalte stemmer overens med din opfattelse af det aftalte. Referater er vigtig dokumentation ved uoverensstemmelser. HUSK at dele referaterne med de deltagerne parter.

Få tilsendt materiale til gennemgang inden møder med leverandøren.

Afhold evt. interne formøder for at sikre forventningsafstemning, strategi og beslutninger inden møder med leverandøren.

Hvis der skulle opstå konflikter med leverandøren, så opdel altid konflikter og projekt i to forskellige spor og bibehold det gode samarbejde og fremdrift i projektsporet.