Funktionalitet

Omfanget af din kommende it-løsning anbefales fastlagt i samarbejde med repræsentanter for de kommende brugere. Det kan evt. ske via workshops. Formålet er at beskrive de funktionelle og faglige krav til it-løsningen. Beskrivelsen resulterer i en kravspecifikation.

Kravspecifikationen skal således ses som en beskrivelse af, hvad du ønsker af din kommende it-løsning, og hvad du mener vil give værdi for dit område.

Du kan med fordel nedsætte en arbejdsgruppe bestående af medarbejdere og ledere, der har indgående indsigt i de faglige områder, som din kommende it-løsning vil understøtte. Arbejdsgruppen kan beskrive behov og krav fra de forskellige områder og afdelinger.

Du bør undersøge, om en tilsvarende it-løsning allerede findes i kommunen og er i brug i en anden forvaltning eller område.

Det kan være en god ide at undersøge, om andre kommuner har lignende løsninger og undersøge deres erfaringer med systemet, leverandøren og hvordan de bruger systemet. Ofte vil det være en god ide at arrangere et eller flere referencemøder med andre kommuner.

Du kan evt. arbejde med arbejdsgangeanalyser for at afklare organisationens behov. KL har udarbejdet en metoderamme for arbejde med optimering af arbejdsgange.

Du kan også arbejde med servicedesign for at skabe bedre brugerrejser for borgerne. KL har sammen med en række kommuner udarbejdet en fælleskommunal værktøjskasse for arbejdet med servicedesign.

HUSK at du altid bør inddrage slutbrugerne i arbejdet med funktionelle krav, da det er brugerne som skal bruge systemet i sidste ende!