Data, Integrationer og IT-miljø

It-løsninger bygges, så de kan indgå i samspil med de relevante eksisterende it-systemer i kommunen, fælleskommunalt og på tværs af det offentlige.

Data, der bliver håndteret i it-løsningerne, skal betragtes som en resurse, der igennem deling og genbrug anvendes til at skabe værdi for borgerne og virksomhederne. Data kan deles imellem it-systemerne via integrationer eller snitflader, der forbinder forskellige systemer i et it-miljø.

Derfor er det vigtigt at tage stilling til om der behov for snitflader til andre løsninger i kommunen eller til andre myndigheders systemer.

Integrationer kan være dyre og komplekse. Derfor er det vigtigt, at der nøje overvejes behov og de økonomiske konsekvenser af krav om udvikling af snitflader til andre løsninger inden leverandørvalget tages.

Gennem OS2-samarbejdet har Randers Kommune adgang til OS2Kravmotor. Det er et kravkatalog til brug ved dialog med leverandører om ikke-funktionelle krav (hvordan it-løsningen skal bygges og driftes). Tag fat i IT & Digitalisering for hjælp via vores Serviceportal.

For at undgå lange og dyre leveringstider på data-integrationer anbefales det at vælge leverandører der opererer med åbne standard snitflader og som en del af ydelsen leverer:

• Hjælp til at forbinde til og teste et datatræk fra deres snitflade
• Dokumentation på data og relationer imellem data
• Kommunen ønsker omkostningsfri adgang til anvendelse af alle kommunens data fra den anskaffede it-løsning via en automatiseret snitflade
• Alle data skal efter kommunens ønske overføres til tredjeparts programmel
• Udveksling af data mellem den anskaffede løsning og andre systemer skal ske via åbne standardiserede snitflader, så nuværende og fremtidige behov for systemadministration kan dækkes. Kommunens adgang skal ledsages af beskrivelser af data og grænseflader.
• Løsningen skal udstille Webservices (API), som gør det muligt for andre systemer at integrere til Løsningen.
• Løsningen skal understøtte, at kommunen kan anvende data, services og hændelser fra løsningen i kommunens andre systemer.
• Kommunen ønsker, at løsningen gør brug af Fælleskommunale og -offentlige standarder.
• Data skal indberettes en gang og derefter genbruges overalt i det anskaffede systemets moduler.
• Data i videst muligt omfang "fanges" og indberettes ved kilden.
• Alt i Servicen skal foregå online, og der må ikke være tidsmæssigt slip mellem indtastning af data og deres gennemslag i Servicen (alle dele af Servicen).
• Det skal via en mobilløsning være muligt at tilgå funktionalitet fra Servicen fra en dedikeret app udviklet til brug på en tablet eller smartphone, som kører med et understøttet operativsystem og skal fungere på Android og iOS, herunder de nyeste versioner.
• Mobilløsningen skal fungere offline, hvis der ikke kan opnås mobildækning.
• Servicen skal være dansksproget, at der er dansksproget online hjælp, herunder i form af elektroniske manualer/F1-assistance eller lignende. Al Dokumentation – både brugerrettet og anden dokumentation – skal foreligge på dansk.
• Servicen skal understøtte, at der skal være nemt at udsøge og udskrive notater til aktindsigt. Layout skal være brugervenlig og overskueligt for den person, som har søgt om aktindsigt. Det skal være muligt at få listevisning i kronologisk orden.
• Servicen skal understøtte, at en leder/ansvarlig medarbejder to gange årligt på en enkel måde kan godkende og verificere brugerens adgange.

Hvis løsningen eller dele af løsningen er omfattet af lov om webtilgængelighed af offentlige websteder og mobilapplikationer, kan du finde flere info om det på KL's hjemmeside.

Husk at tage stilling til Fællesoffentlig Infrastruktur. Vil integrationer til et eller flere støttesystemer være relevante for din kommende it-løsning? Er der nogle services fra Serviceplatformen, som it-løsningen kommer til at trække data fra?

Hvis data i din kommende it-løsning vil være bevaringspligtige, skal I huske at stille krav om, at data kan arkiveres. Kontakt randers.stadsarkiv@randers.dk for afklaring og hjælp.

Tag stilling til exit-muligheder og transition, fx ejerskab af data og leverandørens forpligtelser ved ophør. Det er essentielt at sikre, at du kan tilgå dine data efter endt samarbejde. Derfor bør det fremgå af kontrakten. Det er også en fordel, at leverandørens bistand ved ophør er beskrevet i kontrakten. På den måde er både dig og leverandøren er klar over forpligtelserne.