Procedure på spørgsmål fra og svar til byrådsmedlemmer

Udgangspunktet for nedenstående procedure er:

• At alle spørgsmål og svar sendes til hele byrådet
• At der er dialog med spørgeren om besvarelsen af spørgsmålet
• At der kvitteres for modtagelsen med kopi til hele byrådet
• At spørgsmålene besvares inden for 7 arbejdsdage, med mindre det af ressourcemæssige grunde ikke kan lade sig gøre
• At informationer med bred interesse sendes til hele byrådet.

Spørgsmål stiles til borgmesteren og direktionen med kopi til byrådet. Spørgsmål der er optaget på et fagudvalgs dagsorden stiles til direktøren.

Der kvitteres for spørgsmålets modtagelse (cc byrådet og direktionen), og hvis der ikke kan svares indenfor 7 arbejdsdage orienteres om det.

Besvarelsen sendes elektronisk til hele byrådet og direktionen.

Direktøren (eller en repræsentant for denne) sender besvarelsen af spørgsmålet/sagsindsigten. Spørgsmål fra udvalgsmedlemmer til fagdirektøren besvares til hele byrådet.

Sagsindsigter fra byrådsmedlemmer gøres tilgængelig for hele byrådet. Der kan optages dialog med spørgeren om forståelse af spørgsmålet/sagsindsigten. Spørgsmål der går på konkrete opklarende forhold kan besvares til den enkelte politiker, eventuelt også telefonisk. Det er svært at afgrænse, hvorfor udgangspunktet er, at svar går til hele byrådet. Politikeren kontaktes eventuelt om at svaret går til hele byrådet.

I en række tilfælde, f.eks. hvis det er meget omfangsrige sager eller det af andre årsager kan være problematisk at sende elektronisk, kan sagerne fremlægges til gennemsyn i f.eks. Byrådssekretariatet.

I sager med fortrolige oplysninger kan svaret sendes til den spørgende politiker, og derudover sendes en besked til byrådet om at øvrige politikere kan rekvirere de samme oplysninger.

Hvis besvarelsen kræver ekstraordinære ressourcer, eller hvis spørgsmålet af andre grunde ikke kan besvares, kan borgmesteren meddele dette, og sagen sættes på førstkommende byrådsmøde, hvis det ønskes af spørgeren.