Sådan protokollerer/refererer du beslutninger

1. Godkendt/Indstilles Godkendt(med bemærkning om/den ændring at xx)
2. Taget til efterretning/Indstilles taget til efterretning (med bemærkning om, at xx)
3. Forkastet/indstilles forkastet (idet udvalget finder, at xx)
4. Fremsendes uden indstilling.

Bemærkning: For at sikre ensartethed bør ord som "tiltrådt", "vedtaget" etc. undgås.

• Tilbagesendes til forvaltningen med henblik på en uddybning af xx.

Det er vigtigt her at tydeligere, hvorfor sagen bliver sendt tilbage/udsat. Sagen udsættes til næste møde med henblik på ex. en uddybning af …

• Godkendt/Indstilles Godkend/taget til efterretning/indstilles taget til efterretning med xx stemmer for og xx stemmer imod. Imod stemte xx, xx og xx.

Xx begærede sagen i byrådet.

Xx begærede sagen i byrådet, og ønskes standset efter styrelseslovens § 23

Det skal konkret anføres i sagen hvis der er tale om udnyttelse af standsningsretten efter §23 i styrelsesloven.

1. at 1) Godkendt/Indstilles godkendt/taget til efterretning/indstilles taget til efterretning (med xx stemmer for og xx stemmer imod. Imod stemte xx, xx og xx)
2. at 2) Forkastet/indstilles forkastet (med xx stemmer for og xx stemmer imod. For stemte xx, xx og xx)

• xx bemærkede følgende: "xxxxxxxx"

Mindretalsudtalelsen skal være "kort" – det er en konkret vurdering. Det er tilstrækkeligt, at mindretalsudtalelsen fremkommer på mødet – ikke nødvendigvis under det pågældende punkt. Den behøver ikke at fremkomme mundtligt, men kan sendes direkte til sekretæren. Udtalelsen bør sendes til hele udvalget/byrådet.

1. Et ændringsforslag fra xx om, at xxxxxxxx, blev forkastet med xx stemmer for og xx stemmer imod. For stemte xx, xx og xx.
2. Et ændringsforslag fra xx forkastet med xx stemmer for og xx stemmer imod. For stemte xx, xx og xx.

Ændringsforslaget lød: "xxxxxxxx"

Bemærkning: Nogle ændringsforslag er så fyldige, at det er mest læsevenligt at skrive ændringsforslaget efter afstemningen (jf. forslag B). Nogle kan fylde så meget at de i stedet tilknyttes referatet som bilag, og at der henvises til dette i beslutningen.

• Udvalget anmoder forvaltningen om at udarbejde notat om xx inden byrådsmødet.

1. Xx deltog ikke i sagens behandling.
2. Xx deltog som stedfortræder for xx.

Bemærkning: Fravær skal noteres under hver sag – det er af hensyn til sagens videre gang (og historieskrivningen) ikke nok at skrive det under én sag. På samme måde skal det fremgå under hver sag, hvis der er stedfortræder indkaldt.

• Xx var inhabil og deltog ikke i sagens behandling.

Bemærkning: Det er medlemmet selv, der skal gøre opmærksom på de omstændigheder, der kan begrunde inhabilitet. Det er formelt udvalget, der efter rådgivning fra forvaltningen, træffer beslutning herom. Man kan altså ikke "bare" erklære sig inhabil fx fordi en beslutning er ubehagelig. Det bør afklares inden mødet. Der skal lægges et notat på, som bilag til dagsordenspunktet når der er tale om inhabilitet.

Opstår der tvivl under mødet, der ikke umiddelbart kan afklares, er anbefalingen, at vedkommende ikke deltager i behandlingen og noteres som fraværende (uden at inhabilitet angives som begrundelse). Herefter kan spørgsmålet afklares inden byrådsmødet.

Oplæg på udvalgsmøde i form af f.eks. powerpoints skal sættes på sagen, så de fremgår som bilag i referat

Orienteringspunkter kan komme på som selvstændige punkter, men hvis der er en række mindre punkter, hvor der ikke skal træffes beslutning, er det oplagt at have et punkt på udvalgsmødet der hedder "Orientering", hvor der kan skrives en linje eller to om hvert punkt, samt knyttes bilag på.

Orientering benyttes ikke til byrådsmødet.

• Hvis der er gæster med på udvalgsmøder ud over direktører, fagchefer og sekretariatschefer noteres det i beslutningen.
• Det er vigtigt at oplysninger, der har direkte betydning for beslutningen er skriftlige.
• Oplæg på udvalgsmøde i form af f.eks. powerpoints skal sættes på sagen, så de fremgår som bilag i referatet.