Behandling af dagsordenspunkter på den lukkede dagsorden

Byrådet kan fastlægge vejledende retningslinjer for hvilke type sager, der som udgangspunkt behandles på en lukket dagsorden. Formålet med retningslinjen er at beskrive hvilke type sager, der som udgangspunkt skal behandles på den lukkede dagsorden, og tydeliggøre hvilke forhold der skal lægges vægt på ved vurderingen.

Hensynet bag regler om offentlighed i kommuner er blandt andet at sikre den demokratiske kontrol med beslutninger. Det er en væsentlig forudsætning for at føre den demokratiske kontrol, at forhold af offentlig interesse kan blive afdækket og debatteret, ligesom offentlighed i forvaltningen og mødeoffentlighed kan bidrage til at undgå mistillid til forvaltningen og forhindre, at der opstår og udbredes urigtige forestillinger om forvaltningens virksomhed.

Udgangspunktet i den styrelsesretlige lovgivning er, at byrådets møder er offentlige. Behandling af sager på en lukket dagsorden har undtagelsens karakter. Sager der begrunder dørlukning er sådanne, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger.

Efter styrelseslovens § 10 skal en sag behandles for lukkede døre, "når dette findes nødvendigt på grund af sagens beskaffenhed".

De hensyn der hyppigst vil føre til behandling for lukkede døre, er navnlig:

• Hensyn til kommunens mulighed for at disponere økonomisk hensigtsmæssigt
• Hensyn til, at den enkelte borgers personlige og økonomiske forhold ikke gøres til genstand for offentlig drøftelse.

Efter normalforretningsordenen og byrådets forretningsordens § 1 gælder:

Følgende sager skal som udgangspunkt, medmindre byrådet i det enkelte tilfælde beslutter noget andet, behandles for lukkede døre:

1. Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold
2. Sager om køb og salg af faste ejendomme
3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer.

Opregningen af tilfælde ovenfor, er ikke er udtømmende, men de tre grupper af sager skal som udgangspunkt behandles for lukkede døre.

Sager, som skal behandles for lukkede døre er alene sager, hvor der ved sagens behandling vil blive eller forventes at blive fremdraget fortrolige oplysninger omfattet af forvaltningslovens regler om tavshedspligt. Tavshedspligten omfatter bl.a. oplysninger om:

• enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold
• det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed
• private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet
• tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold eller lignende, hvis det er af væsentlig økonomisk betydning for den person eller virksomhed, oplysningerne angår, at oplysningerne ikke videregives
• forebyggelse, efterforskning og forfølgning af lovovertrædelser samt straffuldbyrdelse og beskyttelse af sigtede, vidner eller andre i sager om strafferetlig eller disciplinær forfølgning.

Nedenfor gennemgås de typisk forekommende sagstyper, hvor det vurderes om en sag skal behandles på en lukket dagsorden.

1. Oplysninger om private forhold

Hvis en sag indeholder oplysninger om private forhold, skal den behandles for lukkede døre.

Begrebet private forhold omfatter følsomme personoplysninger, som oplysninger om race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred, seksuelle forhold eller orientering, strafbare forhold, cpr-numre og beskyttede adresser. Oplysninger som misbrug, alkoholmisbrug, helbredsforhold, privatøkonomi og lign. er tillige omfattet.

Ved vurderingen af, hvilke oplysninger der ellers kan anses for at vedrøre ”private forhold”, må der tages udgangspunkt i, om oplysningerne er af en sådan karakter, at de efter den almindelige opfattelse i samfundet bør kunne forlanges unddraget offentlighedens kendskab.

Hvis en sag indeholder oplysninger om en borgers private forhold, skal den behandles for lukkede døre.

2. Sager om køb og salg af faste ejendomme (+ ekspropriation)

Køb og salg af faste ejendomme skal behandles for lukkede døre af hensyn til de kommunens mulighed for at kunne disponere økonomisk hensigtsmæssigt og hensynet til, at den enkelte borgers (sælges eller købers) personlige og økonomiske forhold ikke gøres til genstand for offentlig drøftelse.

Når handlen er endelig er købesum m.v. som udgangspunkt offentligt tilgængeligt, hvorfor ovenstående kun vil være relevant i tilfælde, hvor der ikke er indgået en endelig handel.

Ved kommunens køb eller ved ekspropriation kan der være særlige hensyn til den der får erstatningen, der kan begrunde, at sagen skal behandles for lukkede døre. Der kan også være et hensyn til kommunens forretningsmæssige interesser f.eks. når et forslag til erstatning skal drøftes og besluttes i byrådet.

Sager om prissætning af byggegrunde skal behandles på den lukkede dagsorden, af hensyn til kommunens mulighed for at kunne disponere økonomisk forretningsmæssigt. Kommunen agerer som forretningsdrivende ved salg af fast ejendom og skal sælge til markedsprisen. Beregningen af prisfastsættelsen er således fortrolig.

På baggrund af ovenstående anbefales, at sager om køb og salg af fast ejendom samt ekspropriation som udgangspunkt behandles på den lukkede dagsorden.

3. Overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer

Hensynet til kommunens mulighed for at kunne disponere økonomisk hensigtsmæssigt og hensynet til kommunens forhandlingsposition vil oftest føre til, at sager om overslag og tilbud på bygningsarbejder og leverancer skal behandles for lukkede døre.

Dette skyldes, at der skal kunne føres drøftelser forretningsmæssigt strategisk, i relation til indgåede tilbud, f.eks. om der er et minimumsbeløb kommunen vil acceptere og lign. Offentlighed om kommunens overvejelser om tilbud kan skade kommunens økonomiske interesser.

Det anbefales, at sager om overslag og tilbud vedrørende bygningsarbejder og leverancer som udgangspunkt behandles på den lukkede dagsorden, dog således at dagsordenen kan deles så den principielle beslutning om bygningsarbejder og leverancer kan behandles på åben dagsorden og de tilknyttede overslag og tilbud behandles på lukket dagsorden.

4. Personale- og ansættelsessager

Hvis en sagsfremstilling indeholder oplysninger om private forhold, eller der forventes at fremkomme sådanne oplysninger under sagens behandling, skal sagen behandles for lukkede døre.

Private oplysninger er beskrevet i indledningen, og omfatter race, etnisk oprindelse, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssigt tilhørsforhold, helbred m.v.

I ansættelsessager, hvor der ved behandling af sagen sker en vurdering af flere kandidater til stillingen, er der tale om en bedømmelse af personlige forhold, hvorfor sådanne sager skal behandles for lukkede døre.

Ansøgeres identitifikationsoplysninger er fortrolige af hensyn til beskyttelse af kommunens forretningsmæssige interesser, herunder beskyttelse af kommunens interesse i at kunne tiltrække kvalificerede ansøgere, samt af hensyn til, at der ikke påføres ansøgere tab, hvis identiteter afsløres.

Ved vurderingen af personalesager kan reglerne i offentlighedslovens give en vis vejledning om en personalesag er fortrolig. Sager om disciplinære forhold ved chefstillinger ved reaktioner i form af advarsel eller derover kan på den baggrund - grundet reglerne om aktindsigt ved chefstillinger i disse oplysninger - som udgangspunkt behandles på en åben dagsorden.

Ansattes rent tjenstlige forhold vil normalt ikke kunne karakteriseres som fortrolige, medmindre der røbes private forhold jf. ovenfor.

Der skal foreligge en konkret vurdering i den enkelte sag, da der ikke på den åbne dagsorden må røbes private forhold m.v.

Ved vurderingen af om oplysninger er af privat karakter, tages udgangspunkt i, om man efter den almindelige opfattelse i samfundet vurderer, at der ikke skal gives offentligheden kendskab til oplysningen. I den vurdering kan bl.a. indgå på hvilket niveau den pågældende medarbejder arbejder. Disciplinære sager i ledelsen øverste niveauer skal muligt kunne tåle større offentlighed end øvrige medarbejdere.

Forvaltningen placerer som udgangspunkt sager om ansættelser på den lukkede dagsorden. Oplysninger om ansøgeres navne m.m. vil under alle omstændigheder være fortrolige.

Forvaltningen placerer ligeledes som udgangspunkt sager om ansattes rent tjenstlige- og disciplinære forhold på den lukkede dagsorden.

5. Udbudssager

Udbudsmateriale skal behandles for lukkede døre, for at overholde udbudslovens principper om ligebehandling og gennemsigtighed, så alle potentielle tilbudsgivere stilles lige inden udbudsmaterialet offentliggøres.

Det anbefales, at udbudssager som udgangspunkt behandles på den lukkede dagsorden.

6. Byggemodningssager

Det væsentligste hensyn er hensynet til kommunens mulighed for at disponere økonomisk hensigtsmæssigt.

Der skal foretages en konkret vurdering i de enkelte sager, hvor der lægges vægt på, om offentliggørelse af byggemodningsomkostningen eller regnskabet for byggemodningen vil skade kommunens forretningsmæssige interesser.

Hvis der f.eks. er tale om en beskrevet totalentreprise, vil det skade kommunens interesser at offentligheden og dermed potentielle bydere får kendskab til kommunens beregning om omkostningen.

Modsat når der er tale om en entreprise indeholdende flere delentrepriser, hvor man ikke af det samlede beløb forvaltningen forelægger, kan udregne hvordan de enkelte delelementer er prissat. Her kan sagen behandles på den åben dagsorden.

Hvis selve igangsættelsen af området i den konkrete sag har væsentlig betydning for offentligheden, opdeles sagen i to sager - hhv. et åbent punkt om selve byggemodningsprojektet og planen, og et lukket punkt om prisen/budgettet.

Det anbefales, at sager om byggemodning behandles åben eller lukket med udgangspunkt i en konkret vurdering jf. ovenfor.

7. Bevillingssager – anlægsbevilling og tillægsbevilling til anlæg

Sager om anlægs- eller tillægsbevillinger til anlæg kan indeholde fortrolige oplysninger, som betyder at sagen skal behandles for lukkede døre. Der skal være størst mulig åbenhed om bevillingssager.

Hvis sagen indeholder detaljerede budgetter med overslag på bygningsarbejder, som kan påvirke kommunens mulighed for at agere økonomisk hensigtsmæssigt ved den efterfølgende licitation/udbud af opgaven bør sagen behandles på den lukkede dagsorden.

Det anbefales at sager om anlægs- og tillægsbevillinger til anlæg som udgangspunkt behandles åbent. Der kan i særlige tilfælde vælges lukket behandling.

8. Nationale test på skoleområdet - særlov

Testresultaterne fra de nationale test på skoleområdet er fortrolige, jf. folkeskolelovens § 55 b, stk. 1, hvorfor disse sager skal behandles for lukkede døre.

1. Opdeling af sager på hhv. åben og lukket

Når en sag indeholder fortrolige oplysninger som beskrevet ovenfor, men samtidigt indeholder en væsentlig interesse for offentligheden, der bør behandles på den åbne dagsorden, kan sagen opdeles i hhv. et åben og et lukket dagsordenspunkt.

Eksempler på situationer hvornår en sag opdeles kan være, hvor der er tale om et større projekt eller et emne, som vurderes at have væsentlig offentlig interesse, men hvor øvrige dele af sagen er fortrolig.

2. Begrundelse i dagsordenspunkt for at en sag er på lukket dagsorden

Det anbefales, at forvaltningen beskriver baggrunden for at en sag er sat på den lukkede dagsorden. Baggrunden kan enten beskrives i dagsordenspunktet eller i et særskilt notat.

3. Åben titel og protokol samt åbning af sager, når fortroligheden er ophørt

For byrådet er der pligt til at offentliggøre byrådets beslutninger. For udvalgene er der ikke pligt til offentliggørelse af beslutninger.

Beslutninger i lukkede sager der behandles af byrådet skal angives i protokollen i det omfang, der ikke herved røbes fortrolige oplysninger. At en protokolleret beslutning er truffet for lukkede døre, begrunder ikke i sig selv, at beslutningen ikke kan medtages i beslutningsprotokollen, der offentliggøres.

Der skal foretages en konkret vurdering af, om en beslutning kan offentliggøres i sin helhed eller om det vil være i strid med reglerne om tavshedspligt. Hvis det ikke vil være lovligt at offentliggøre hele beslutningen, må kommunen vurdere, om dele af beslutningen kan offentliggøres.

På samme måde skal titler på sager der behandles på den lukkede dagsorden efter en konkret vurdering og indenfor rammerne af tavshedspligtsreglerne beskrive, hvad en sag, der skal behandles for lukkede døre, drejer sig om.

Kommunen har praksis for offentliggørelse af lukkede beslutninger for byrådet og økonomiudvalget, samt sikring af at sagstitler på den lukkede dagsorden er tilstrækkeligt beskrevet.

Forvaltningen anbefaler, at dagsordenspunkter fra lukkede dagsordener åbnes, når fortroligheden er ophørt. Der fortages en vurdering umiddelbart efter sagens behandling, om sagen i sin helhed kan åbnes. Der foretages halvårlige vurderinger af åbning af dagsordenspunkter, der har været behandlet på lukkede dagsordener.