Borgmestersvar

Klager til borgmesteren modtages i byrådssekretariatet, hvor der træffes beslutning om, hvorvidt der skal udarbejdes forvaltningssvar eller borgmestersvarudkast.

Procedure for byrådssekretariatet

  • Der oprettes sag i SBSYS og klagen journaliseres.
  • Sagen afgrænses til gruppen "Kommunalt fortrolige sager".
  • Der sendes kvitteringssvar til klager, hvilket journaliseres.
  • Erindring sendes i SBSYS til den relevante forvaltningssekretær med anmodning om enten:
    • Forvaltningssvar: Forvaltningen udarbejder et svar: Borgmesteren skal se svaret, inden det afsendes.
    • Borgmestersvar: Der laves et udkast til borgmestersvar.
  • OBS! Sager bliver i videst muligt omfang fordelt til forvaltningen til besvarelse.

Svarfristen er 1 uge - svarende til syv arbejdsdage, jfr. Direktionsbeslutning 8. februar 2007

Procedure for forvaltningssekretariatet

  • Tilføj klagerens sagsbehandler til adgangsgruppen, så svaret kan oprettes i SBSYS
  • Send klagen til sagsbehandler til forvaltningsbesvarelse eller udkast til borgmestersvar (både forvaltningssvar og borgmestersvar skal oprettes fra sagen. Til udkast til borgmestersvar anvendes skabelonen "borgmesterens brevpapir").
  • Ved forvaltningssvar: Der sendes en erindring i SBSYS til den sagsansvarlige på borgmesterkontoret, der udskriver papirkopi til borgmesterens orientering.
  • Ved borgmestersvarudkast: Der sendes en erindring i SBSYS til den sagsansvarlige på borgmesterkontoret, der udskriver papirkopi til borgmesterens godkendelse.
  • Borgmestersvarudkastet skal indeholde:
    • Oplysning om, hvem der er sagsbehandler
    • Oplysning om, at svaret er udarbejdet efter der er indhentet oplysninger i forvaltningen
    • Hvis det er en vanskelig/kompleks sag: Svaret skal indeholde en personlig gennemgang af sagen ved den ansvarlige direktør eller fagchef.